РБК Pro —  
это сервис для предпринимателей, руководителей и специалистов, которые хотят меняться и менять бизнес
Материал раздела Основной

Кейс Bronevik.com: как мы подключили компьютерное зрение к оплате счетов

Финансы и бухгалтерия IT Кейсы Bronevik.com
В 2017 году менеджеры системы бронирования отелей Bronevik.com оказались завалены счетами. Гендиректор решил не раздувать штат, а разработать ИТ-решение. Оно экономит компании 10 млн руб. в год. Продакт-менеджер Мария Гайдай — об этапах разработки

Bronevik.com — это российский аналог Booking.com.  Он был создан в 2008 году и сначала представлял собой электронный каталог отелей. За десять лет каталог превратился в высоконагруженную систему со своими API (набор способов и правил, по которым программы общаются между собой и обмениваются данными), онлайн-поиском и движком ценообразования. Сейчас система работает напрямую более чем с 20 тыс. объектов, ей пользуется более 1,5 тыс. клиентов.

Зачем нам понадобилась своя система распознавания документов

По мере роста отельной базы рос наш документооборот. Отели высылают нам счета на оплату услуг проживания. При этом у каждого отеля свои условия оплаты. Некоторые, например, работают только по предоплате. От того, сможем ли мы внести предоплату вовремя, зависит не только наше будущее сотрудничество с отелем, но и заселение гостя. А чтобы внести предоплату вовремя, наш менеджер должен как можно раньше отправить в бухгалтерию счет на оплату. Раньше отели отправляли счета напрямую нашим менеджерам. Если по какой-то причине счета во вложении не оказывалось, менеджер сначала пытался выяснить, а был ли он направлен. Если данные счета были загружены неверно, то к проверке подключалась бухгалтерия.

Сразу оговорюсь: у нас подключены все самые известные и не очень операторы электронного документооборота (ЭДО). И мы сразу были готовы оплачивать исходящий поток документов в адрес наших юридических лиц, но эти меры не могли гарантировать стопроцентную обработку документов в срок.

Дело в том, что мы работаем с отелями по всей России, даже в самых отдаленных населенных пунктах, где предприниматели попросту не слышали, что такое ЭДО и лишь недавно завели себе электронную почту.

Менеджер отвечает за все услуги по бронированию: он помогает клиентам в поиске нужного объекта размещения; решает вопросы с его заселением; проверяет, корректно ли сработал объект размещения; подает в бухгалтерию счета на оплату. В 2017 году наши менеджеры перестали справляться с обработкой счетов: им нужно было разгребать тысячи писем, по каждому письму искать услугу, к которой необходимо присоединить счет, вводить все данные из него в бэк-офисную систему для бухгалтерии.

Это отнимало много времени: лишь на обработку одного счета уходило от 2 до 4 минут, а на одного менеджера в 2017 году приходилось около 1,5 тыс. услуг в месяц, и по каждой услуге нужно было загрузить счет. В итоге каждый менеджер тратил на обработку счетов около 60 часов (это больше недели!) в месяц. Проблему усугублял человеческий фактор — менеджер мог неправильно ввести ИНН контрагента или другие данные, это тормозило весь процесс оплаты, подключалась бухгалтерия, а клиенты сталкивались с проблемами при заселении.

Нужно было решать проблему. Наш генеральный директор предложил не расширять штат менеджеров, а оптимизировать процесс получения информации из счетов.