Система работает: как избежать закупок по завышенным ценам
Многие компании не уделяют должного внимания выстраиванию системы контролей в закупочной деятельности либо вкладывают недостаточные ресурсы в ее развитие. Основная причина в том, что топ-менеджеры воспринимают закупки как нестратегическую и по большей части вспомогательную функцию. Это приводит к ситуациям, когда планирование закупок выполняется не в полной мере или не соответствует производственному плану. Уровень благонадежности поставщиков начинает контролироваться только после закупочной процедуры, то есть когда выбор уже сделан.
Такой подход к контролю закупок в корне неверен и может привести к множеству проблем. Среди них увеличение сроков; выбор поставщика, предоставляющего малопривлекательные условия по цене и качеству; закупка товаров и оборудования, не полностью соответствующего критериям технического задания и т.д. Приведем пример из металлургической отрасли — компания выбрала поставщика, предоставившего наименьшую цену по итогам открытых торгов, при условии самовывоза. При этом закупщики не провели полноценный контроль и оценку потенциальных поставщиков («аккредитация»), тем самым упустив из виду географическое положение поставщика-победителя, который де-факто оказался дальше всех остальных поставщиков, принявших участие в открытых торгах. Вследствие этого у компании существенно удлинился срок поставки и возросли затраты на нее (при условии самовывоза), что перекрыло самую высокую цену закупки на 15–20%. Другой пример: компании из автомобильной промышленности могут терять до 15% бюджета на закупки из-за слабого контроля изменений плана производства и его несоответствия плану закупок.
Подобные риски возникают на ранних этапах процесса закупок, например на этапе планирования потребности или подготовки к закупочной процедуре. Для того чтобы свести их к минимуму, необходимо подобрать корректные типы контролей.
Какие типы контролей существуют
Все типы контролей можно разделить на две группы.
1. Контроли, привязанные к определенному времени «включения».
В эту группу входят следующие типы контролей: