Как внедряли электронный документооборот МТС, «Балтийский берег» и другие
МТС: комплексная цифровизация
Предпосылки перехода на ЭДО. МТС (цифровые, медийные и телекоммуникационные сервисы) начала запуск ЭДО в 2019 году. Бумажный документооборот стал трудоемким, бизнес-процессы ― долгими: печать, упаковка и доставка документов занимали до десяти дней.
Задача, которую поставила компания перед переходом на ЭДО, ― обеспечить отправку 90% документов в электронном виде и повысить эффективность. В частности, сократить время доставки первичных документов, уменьшить затраты на курьерские услуги, расходные материалы и оборудование, развить ESG-концепцию за счет сокращения использования бумаги и углеродного следа компании.
Как реализовали. ЭДО внедрили в три особенно «нагруженных» бизнес-процесса.
- Отправка первичных документов контрагентам
МТС разработала сервис DocFlow, который агрегирует данные из восьми биллинговых систем. DocFlow позволяет отправлять документы через оператора электронного документооборота, поддерживает внутренний ЭДО и сохраняет все документы в корпоративном электронном архиве. - Автоматизация обработки складских документов
В электронном виде (в XML-формате) происходит в системе ЭДО обмен складскими МХ-формами. На стороне МТС и складских операторов доработаны связанные продукты. Без участия сотрудников в автоматическом режиме происходят сверка и прикрепление к транзакции ссылки на подтверждающий документ. - Контроль дебиторской задолженности
В МТС связали систему ЭДО с интерфейсом продуктов компании. В результате образовался новый канал коммуникации с клиентами и партнерами, что позволило упростить и ускорить процесс оплаты.
Для удобства клиентов также разработали личный кабинет «МТС Бизнес», где они могут самостоятельно заказать документы и провести все операции, в том числе платежные, без обращения к менеджеру.
Результаты. После перехода на ЭДО формирование и доставка документов занимают считаные минуты вместо прежних десяти дней, при этом объем обработанных электронных документов достигает 170 тыс. в день. 94% исходящего b2b-документооборота проходит через системы ЭДО, в них работают 100% клиентов компании, имеющих такие системы. Экономия бумаги за счет автоматизации процессов позволяет сохранить 480 деревьев ежемесячно.
