Осталось полгода: что надо знать уже сейчас об электронных доверенностях
Зачем нужны МЧД
Раньше сотрудники фирм могли подписать документы одним из следующих способов:
- электронной подписью (ЭП) юрлица со своими данными. Это безопасно, но не всегда позволяет узнать точные полномочия сотрудника и срок их действия. И пользоваться такой подписью можно было и после увольнения, если работодатель забыл ее отозвать;
- дубликатом закрытого ключа подписи руководителя. Это рискованно: с ключом директора недобросовестный сотрудник мог заключить от имени компании невыгодную сделку или подписать акт выполненных работ, деньги за которые еще не поступили.
Для повышения надежности электронной подписи законодатели приняли поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Появилась машиночитаемая доверенность — электронная версия бумажной. Но не просто скан-копия, а файл с особыми требованиями к заполнению. Этот файл директор должен подписывать электронной подписью юрлица.
Изменились правила для сотрудников компаний и уполномоченных лиц. Они будут использовать только личные электронные подписи физлиц — без сведений о компании. Это оправдано: полномочия сотрудников и организации могут меняться, а человек остается один и тот же.
Одной подписью можно будет подписывать и документы разных компаний, но только если имеется МЧД от этой компании. То есть сотрудник должен использовать МЧД, когда подписывает документы от лица компании.
Пример. Индивидуальный предприниматель Дмитрий Сидоров не сам сдает налоговую отчетность, а доверяет бухгалтеру на аутсорсе. Сидоров оформляет МЧД и подписывает ее квалифицированной электронной подписью ИП.
Когда бухгалтер будет направлять отчетность в ФНС, он сначала отправит МЧД от Сидорова, а затем сами отчеты, подписанные своей электронной подписью.
Эту же подпись бухгалтер сможет использовать и при сдаче отчетности других ИП, которых он обслуживает. Только передавать в налоговую инспекцию будет другие МЧД — от Петрова, Миронова и т.д.