Как перейти на электронный документооборот — пошаговая инструкция

В Трудовой кодекс уже добавили новые статьи, касающиеся электронного документооборота (ЭДО). Теперь все работодатели могут перевести почти все кадровые документы в электронный формат. Вот что для этого придется сделать.

Решите, какую систему использовать для ЭДО

Есть два варианта наладить электронный документооборот: через платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему (ст. 22.1 ТК). Вы можете самостоятельно выбрать, какой из способов для вас удобнее.

Портал «Работа в России». Платформа будет доступна для всех работодателей и работников с 1 сентября 2022 года (распоряжение правительства от 06.11.2021 № 3144-р).

Зарегистрироваться на портале можно напрямую или через сайт госуслуг. Полноценное взаимодействие двух этих платформ также наладят только к сентябрю 2022 года (ст. 2 Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Информационная система работодателя. Ее может самостоятельно разработать или приобрести каждая организация. В законе прописали три требования к такой системе. Она должна позволять подписывать электронные документы, хранить подписанные документы и фиксировать, что адресат получил документ. Эта функция нужна на случай проверок ГИТ или судов с работниками. Чиновники установят требования к содержанию и формату электронных документов к марту 2023 года (ч. 7 ст. 22.1 ТК).

Разработайте локальные нормативные акты

Если вводите в организации электронный документооборот, подготовьте два локальных нормативных акта (ст. 22.2 ТК). Перед тем как принять локальный нормативный акт (ЛНА), согласуйте проект документа с профсоюзом, если он есть в организации. В первом локальном акте предусмотрите, как будете вводить ЭДО. В нем должны быть: