Бизнес-процессы: как настроить, где не ошибиться и как оценить

Релевантные критерии оценки

Эксперты приводят множество критериев сильного бизнес-процесса. Автор выделяет три полезных для работы, но обращает внимание, что они справедливы и хороши только для подведения итогов, презентации интересного бизнес-кейса конкретной компании, а не предварительной оценки.

1. Отсутствие сбоев

Конечно, сбои не свидетельствуют сразу о слабости или неоптимальности бизнес-процесса. Например, внезапные кассовые разрывы могут стать следствием как некорректного планирования, включая ошибки расчета, так и резкого падения выручки (скажем, в ресторанном бизнесе в период пандемии).

Хороший бизнес-процесс должен быть выстроен так, чтобы можно было своевременно реагировать на сбои, в идеале предотвращать их. Применять данный критерий оценки опасно ввиду риска отнести бизнес-процесс к категории слабых или неоптимальных при возникновении любого сбоя. Лучше использовать более корректный критерий — уменьшение сбоев, генерируемых самим бизнес-процессом. Также следует проверить, не создается ли при этом угрозы безопасности и снижения качества результата.

2. Единовременное сокращение расходов (как в денежном, так и во временном выражении)

Самым понятным и желаемым вариантом сокращения расходов является снижение численности персонала или стоимости труда одного работника. Однако это не всегда приводит к улучшению бизнес-процесса. Например, в небольшой компании финансовые бизнес-процессы выполняются силами одного менеджера. Соответственно, простые действия для снижения их стоимости очевидны: сокращение ФОТ и приобретение более дешевого компьютера и т.д.

Очень важно, чтобы бизнес-процесс не был неоправданно дорогим и его результат всегда увеличивал или поддерживал эффективность работы компании. При использовании данного критерия есть опасность ожидать обязательного снижения затрат на обслуживание бизнес-процесса. При его оценке стоит обратить внимание на то, имеет ли место сравнение планового и фактического эффекта бизнес-процесса и выявляются ли причины отклонений. Также важно регулярно проверять, не страдает ли его скорость и производительность.

3. Основательность и долговечность

Несомненно, это главная управленческая цель работы с бизнес-процессами, чтобы они функционировали после ухода того, кто их создал, или смены куратора. Ситуация с пандемией в 2020 году стала суровой проверкой качества их организации в компаниях. К тому же есть вопрос об объективности самой оценки. Например, в каждом третьем резюме кандидата на должность финансового директора в качестве достижения указано создание бизнес-процессов с нуля при условии, что компания существовала уже несколько лет до начала этой работы. Это, с одной стороны, говорит о плохой настройке и незавершенности бизнес-процессов, а с другой — о том, что амбициозность или привычка действовать по-своему могут свести на нет достойные результаты работы предшественника, но достоверной информации, что пришлось переделывать все полностью и это было нужно, нет.