Когда что-то не так с планированием. Как понять и поправить
Планирование — процесс, который сводит в одну точку действия разных функций компании. Это неизбежно требует совместной работы самых разных подразделений: продаж, производства, закупок, логистики, финансов и др. Здесь на первый план выходят:
- правильная координация процесса;
- алгоритмы принятия решений;
- контроль за работой.
Когда пора делать апгрейд
Основной признак, что нужно обновление, — ваше планирование не достигает своей цели. Например, у компании есть план по производству, он, в свою очередь, дает планы для закупки сырья и материалов, для хранения и перевозки готовой продукции. Если регулярно случается так, что план производства существенно отличается от реальности, придется в последний момент срочно искать другое сырье и материалы или другой вид транспорта. Все это — дополнительные затраты, а значит, такой план производства ненадежен и требует переработки.
Другой вариант — проблемы с планированием не позволяют заранее увидеть риски и возможности. Так, если продажи планируются некорректно, то компания может внезапно обнаружить, что крупный клиент ушел, а нового нет (ведь его нужно было искать заранее, но этого не предусмотрели в плане). Или же что под крупный планируемый заказ нет нужного объема готовой продукции, а значит, компания потеряет этот заказ.
Не менее опасны и проблемы с финансовым планированием. Если план продаж и операций составлен некорректно, то компания не знает свои финансовые прогнозы и может оказаться в ситуации, когда у нее нет денег на критичные расходы. Кроме того, с плохо проработанным финансовым планом труднее получить кредитное финансирование в банке на развитие бизнеса.
Иногда перестройка планирования нужна для общего упрощения работы. На современных предприятиях бизнес-процессы со временем разрастаются, становятся все более комплексными, поэтому иногда нужно их упростить, а рутинные процедуры — устранить и автоматизировать.
Использование ИТ-решений для планирования в таком случае дает дополнительные возможности, повышает аналитичность, помогает выяснить, что именно можно упростить и цифровизировать, дает существенный задел для будущего развития, например в области big data.
Еще одна причина пересмотреть планирование — когда организация становится рабом процессов. То есть историческая последовательность действий в компании становится важнее результата. Зачастую процессы создавались довольно давно, и уже никто не помнит — зачем. В таких компаниях для получения оптимального для бизнеса результата сотрудники вынуждены преодолевать устаревшие подходы, тратить время и ресурсы организации, которые лучше было бы направить на развитие. Все это можно исключить при улучшении планирования.
С необходимостью совершенствования планирования сталкиваются и молодые компании. Сначала для таких компаний характерна концентрация на росте: все меняется слишком быстро, чтобы успевать систематизировать подходы. Но в какой-то момент компании достигают того уровня зрелости и размера бизнеса, когда без выстроенных кросс-функциональных процессов и поддерживающих ИТ-инструментов невозможно адекватно планировать и контролировать, а риски обретают материальность. И в этот момент самое время задуматься об оптимизации планирования.
Иногда процесс планирования пересматривают в связи с приходом нового руководителя, которому, например, поставлена задача повысить эффективность операций и решить накопившиеся проблемы.