РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно

Во сколько обойдется компании ошибка в личных данных работника

Право Инструкции Актион
Когда можно наказать работника, если его личные данные изменились, а он не сообщил об этом; как убедить работников раскрывать эту информацию; что будет, если данные сотрудника не обновлять в кадровых бумагах, — знают эксперты сервиса «Актион Кадры и HR»

Что прописать в ЛНА, чтобы работники сообщали о персданных, которые изменились

Если у работника изменились личные данные, в большинстве случаев вам нужна будет эта информация, чтобы внести изменения в документы. А если в компанию придет проверяющий ГИТ или ФСС и обнаружит, что вы работаете с неактуальными персональными данными работника, отвечать придется компании, а не работнику, который забыл или не хочет предоставить вам новые данные о себе.

В законах не написано, что работник обязан сообщать кадровику о том, что у него изменились персональные данные, например фамилия, семейное положение или место жительства. Но вам нужна эта информация для того, чтобы выполнить свои обязанности: корректно заполнить документы, отправить отчеты, предоставить работнику необходимые льготы.

Чтобы у компании не возникло проблем из-за того, что используете старые данные работника, пропишите в локальном акте компании, например в положении о персональных данных или в ПВТР, обязанность работника, в случае если его персональные данные поменялись, предоставить в отдел кадров эту информацию и предъявить соответствующие документы. И обязательно укажите срок, в который работник должен будет сообщить вам об изменениях.

Также не запрещено включать такой пункт и в трудовой договор, ведь в него можно внести дополнительные условия, если они не ухудшают положение работника по сравнению с законом (ч. 4 ст. 57 ТК). Роструд в своих разъяснениях в 2018 году подтвердил, что так делать можно.

Если пропишете в ПВТР, что работник обязан сообщать работодателю об изменении своих персональных данных, а работник данное условие не выполнит, то сможете привлечь его к дисциплинарной ответственности. Это подтвердил Роструд в своих ответах в 2019 году. Специалисты Роструда пояснили, что в таком случае работнику можно будет объявить замечание или выговор. Соблюдать дисциплину труда на работе — одна из задач сотрудника, он должен подчиняться требованиям, которые прописаны в локальных нормативных актах компании (ч. 1 ст. 189 ТК).

Как получить от работника информацию, требовать которую от него не можете