Исчерпывающая инструкция: как провести масштабное обновление интранета

Разработка ПО Инструкции РБК

Со временем интранет перестает отвечать требованиям. Техподдержка и решение разовых задач не помогают. Компании задумываются о масштабном обновлении. Павел Мелдажис, руководитель группы корпоративных решений агентства «Ареал», — о том, как его провести

В прошлом материале я рассказал о двух сценариях, по которым компании обычно запускают корпоративные порталы. Эту статью посвящу следующему этапу жизни интранета — его масштабному обновлению, или реновации.

Реновация включает три этапа.

Этап № 1. Подготовка

На подготовительном этапе надо четко зафиксировать три момента:

миссия и цели реновации;
команда;
бюджет.

Как правило, руководители компаний понимают, куда и для чего хотят двигаться. С командой и бюджетом дела обстоят сложнее.

Команда проекта

Для масштабного обновления интранета требуется команда, а не отдельный человек. Как на стороне компании-клиента, так и на стороне агентства.

Коммуникация может быть трехуровневой. Менеджер проекта общается с рабочей группой, аккаунт-менеджер — с проектным комитетом, а директор агентства — с управляющим комитетом.

Клиенту нужно определить ключевых лиц по следующим «должностям»:

стратег. Идейный вдохновитель проекта обновления интранета, который знает куда и зачем идти;
менеджер проекта. Занимается оперативным управлением, взаимодействует с агентством-подрядчиком. Иногда совмещает свою роль с ролью стратега;
ИT. Сотрудник или команда, отвечающая за вопросы безопасности, интеграции. Предъявляет технические требования к обновленному порталу;
источник знаний. Эксперты, консультанты, представители разных подразделений. Знают о процессах компании. Предлагают изменения, но не принимают решений;
владельцы разделов. Пока обновленный портал не запущен, прежний интранет должен оставаться в рабочем состоянии. Нужно определить ответственных за это.

Бюджет

Далее предстоит определить порог финансирования проекта. Я предлагаю рассматривать траты на интранет по аналогии с тратами на внутреннее обустройство офиса, закупку кофе, чая и канцелярии. Для наглядности можно рассчитать, сколько денег требуется, для того чтобы каждый сотрудник компании ежемесячно на протяжении трех лет мог пить кофе.

Максим Нальский Как сделать корпоративный софт лучше

IT Статьи РБК

Примерная стоимость чашки кофе — 150 руб. Как правило, срок жизни любого ИT-проекта — три года. Потом он требует реновации или доработки, а значит, бюджета. Для компании, в которой работает порядка 1 тыс. сотрудников, ее стоимость составляет примерно 10 млн руб.— это всего две чашки кофе в месяц на сотрудника на протяжении трех лет. Не так много.

Определились с командой и бюджетом, можно начинать сам проект.