В прошлом материале я рассказал о двух сценариях, по которым компании обычно запускают корпоративные порталы. Эту статью посвящу следующему этапу жизни интранета — его масштабному обновлению, или реновации.
Реновация включает три этапа.
Этап № 1. Подготовка
На подготовительном этапе надо четко зафиксировать три момента:
- миссия и цели реновации;
- команда;
- бюджет.
Как правило, руководители компаний понимают, куда и для чего хотят двигаться. С командой и бюджетом дела обстоят сложнее.
Команда проекта
Для масштабного обновления интранета требуется команда, а не отдельный человек. Как на стороне компании-клиента, так и на стороне агентства.
Коммуникация может быть трехуровневой. Менеджер проекта общается с рабочей группой, аккаунт-менеджер — с проектным комитетом, а директор агентства — с управляющим комитетом.
Клиенту нужно определить ключевых лиц по следующим «должностям»:
- стратег. Идейный вдохновитель проекта обновления интранета, который знает куда и зачем идти;
- менеджер проекта. Занимается оперативным управлением, взаимодействует с агентством-подрядчиком. Иногда совмещает свою роль с ролью стратега;
- ИT. Сотрудник или команда, отвечающая за вопросы безопасности, интеграции. Предъявляет технические требования к обновленному порталу;
- источник знаний. Эксперты, консультанты, представители разных подразделений. Знают о процессах компании. Предлагают изменения, но не принимают решений;
- владельцы разделов. Пока обновленный портал не запущен, прежний интранет должен оставаться в рабочем состоянии. Нужно определить ответственных за это.
Бюджет
Далее предстоит определить порог финансирования проекта. Я предлагаю рассматривать траты на интранет по аналогии с тратами на внутреннее обустройство офиса, закупку кофе, чая и канцелярии. Для наглядности можно рассчитать, сколько денег требуется, для того чтобы каждый сотрудник компании ежемесячно на протяжении трех лет мог пить кофе.
Примерная стоимость чашки кофе — 150 руб. Как правило, срок жизни любого ИT-проекта — три года. Потом он требует реновации или доработки, а значит, бюджета. Для компании, в которой работает порядка 1 тыс. сотрудников, ее стоимость составляет примерно 10 млн руб.— это всего две чашки кофе в месяц на сотрудника на протяжении трех лет. Не так много.
Определились с командой и бюджетом, можно начинать сам проект.
