РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.

Какие ошибки запуска погубят ваш корпоративный портал

Разработка ПО IT Статьи РБК
Павел Мелдажис, руководитель группы корпоративных решений, и Мария Крюкова, менеджер проектов, из агентства «Ареал» рассказывают о двух сценариях, по которым компании обычно запускают корпоративные порталы, и об ошибках, которые заводят проекты в тупик
Фото: Сергей Бобылев / ТАСС
Фото: Сергей Бобылев / ТАСС

Сценарий № 1 «все и сразу»

Такие проекты начинаются банальным образом. Клиент приходит к агентству и говорит: «Вот бюджет на портал. Давайте реализуем масштабный проект. Нужны электронная цифровая подпись, автоматизация подачи пяти видов заявок, система оценки персонала по шкале «360 градусов», интеграция с 1С и нашей корпоративной системой! Если потребуется, мы увеличим бюджет».

Запросы могут быть скромнее, но есть три главных признака модели.

  1. Маршрут. До 80% задач запланированы на разработку и внедрение на ближайший год. Заказчик торопится сам и торопит агентство.
  2. Бюджет. Для первого года работ закладывается максимальный бюджет с большим количеством нулей. За освоение бюджета будут спрашивать с обеих сторон — участниц проекта. Менеджер клиента — с агентства. Руководство клиента — с менеджера.
  3. Высокие ожидания от внедрения. Решительный настрой заказчика перемешивается с завышенными ожиданиями от запуска интранета. Он рассчитывает на скоростной, победоносный запуск. Главное — победоносный.

В таких проектах от агентства ожидают и требуют по договору соблюдения жесткого плана сдачи работ, быстрого погружения во все бизнес-процессы и быстрого результата. Заказчик редко понимает, что ему придется бежать не медленнее агентства: корректировать процессы, учить сотрудников использовать портал.

Проект «все и сразу» проходит через несколько критичных этапов. На каждом допускаются судьбоносные ошибки, из-за которых он часто идет по наклонной.

Этапы и нейтрализация пиков

Этап № 1. Первая волна

Первая волна реализации проекта длится до полугода. Она самая прогрессивная с точки зрения скорости и темпа. Команда агентства начинает работы одновременно в нескольких направлениях.

Полгода руководство заказчика ждать не собирается — хочет видеть результаты вложений с первых релизов. Поэтому интранет запускают сразу в стандартном виде — начальная сборка с функциями из коробки. Сотрудников заставляют в нем работать. Далеко не все видят преимущества нового инструмента. Скорее, наоборот: для многих это усложнение, стрессовая адаптация. Сотрудники становятся «подопытными кроликами», испытывают на себе все изменения.

Этап № 2. Пик первой волны

Налажены доработки начальных релизов, завершено проектирование, оценены все желания заказчика. Многие из них находятся в стадии активной разработки. Финансирование работ приближается к максимуму. Апогея достигает процесс подключения пользователей.

Именно в этой точке руководство заказчика начинает спрашивать с разработчика или с ответственного сотрудника промежуточные результаты. Заказчик уверен — сотрудники ежедневно с удовольствием заходят на портал, он полезный.

Но сотрудники либо не знают о портале, либо начинают его игнорировать. До руководства долетают в основном негативные отзывы — эмоциональные и яркие. Этот негатив копится, как снежный ком, и начинает мешать проекту, а позже становится решающим фактором его судьбы.

Клиент разочарован, и запал пропадает. Деньги инвестируются, а работа компании не оптимизирована. Ожидания не совпадают с реальностью. Интегратор слышит: «У меня ничего не работает. На что мы тратим деньги? Где результат?» Желание продолжать проект постепенно пропадает.

Этап № 3. Отток

Если руководство компании не сможет убедить сотрудников в полезности портала, они вернутся к прежним методам и инструментам работы.

Эта критическая точка наступает через год-полтора после старта. Как раз на этот период часто рассчитаны основные работы по внедрению, популяризации портала и финализации бюджета. Но отведенный срок прошел, руководство не устраивает отдача, и постоянное финансирование сокращается. А иногда и прекращается вовсе.

Этап № 4. Остаточный эффект

Интранет остается в свободном плавании. Стабильно работают некоторые процессы, оптимизирована часть задач. Негатив и сопротивление сотрудников новому угасает. Портал воспринимается как помощник в рабочих задачах. Включается сарафанное радио: один сотрудник привлекает другого к использованию портала.

Активная фаза внедрения закончилась, а гарантия на работы осталась. Поэтому ошибки потихоньку исправляются. Интранет живет, им пользуются.

Этап № 5. Без финансирования

Корпоративный портал не может находиться в свободном плавании бесконечно. Денег на его поддержку нет. Фиксация мелких ошибок не влияет на общую картину. Улучшение работы идет импульсами, а состояние портала в целом идет вниз. Он теряет свою значимость.

Однажды перестает работать одна маленькая функция, потом ломается ключевая. Данные теряют актуальность. Сотрудники уходят с ресурса окончательно. Группа евангелистов распадается. Стратегий развития никто уже не строит.

Здесь у интранета два варианта судьбы: утонуть или воспрять. Второе возможно только при осознанном подходе заказчика, его готовности грамотно спланировать новый этап развития.

Максим Нальский Как сделать корпоративный софт лучше
IT Статьи РБК

Какие ошибки погубят проект

На каждом этапе проекта по модели «все и сразу» допускались критические ошибки. Они могли не играть роли «здесь и сейчас», но отзовутся на следующих этапах.

1. Массовый запуск пользователей

Массовый наплыв неподготовленных сотрудников на портал не сделает его рабочим инструментом. В 80% случаев на старте он встретит непонимание пользователей и негативные отзывы.

2. Неподготовленная «почва»

Сотрудникам вручают новый инструмент, требуют его быстро освоить и перестроить подход к работе. Зачем, почему и как пользоваться ноу-хау, не объясняют. Нет никакой подготовки.

3. Непродуманная схема обратной связи

Часто на первом этапе все забывают про мониторинг обратной связи и обучение работе на корпоративном портале.

Когда сотрудники попадают на портал, им непонятно, куда бежать, если случаются перебои в его работе, кому отправлять заказы на доработку. В итоге недовольство копится и растет как снежный ком.