РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.
Владимир Карпачев

Секрет на миллион: как защитить коммерческую тайну «с нуля». Часть 2

Право Финансы и бухгалтерия Инструкции БДО Юникон
Расскажем, с чего начать защиту коммерческой тайны и какие меры должен принять обладатель информации, чтобы сохранить ее конфиденциальность

Это второй материал из серии «Как защитить коммерческую тайну». Первая статья рассказывает, чем отличаются друг от друга коммерческая тайна, конфиденциальная информация и информация, составляющая коммерческую тайну, а также какие законы регулируют отношения владельцев такой информации, работников и контрагентов.

Как сохранить коммерческую тайну. Пять шагов

1. Определите перечень информации, которая будет составлять коммерческую тайну

Это самая трудная и ответственная мера. Перечень необходим, чтобы работники предприятия знали и понимали, какую информацию нельзя разглашать. Чтобы полностью оценить информационные ресурсы предприятия, собрать экспертное мнение по отнесению той или иной информации к коммерческой тайне (КТ), следует создать комиссию из наиболее квалифицированных и осведомленных работников предприятия.

Составляя перечень, важно помнить, какую информацию по закону нельзя отнести к коммерческой тайне. Нужно также учитывать, что отраслевые законы и нормативные правовые акты могут ограничивать отнесение к ней разного рода сведений. Например, в отношении бухгалтерской отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны в силу ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Ограничьте доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

Нужно установить порядок обращения с конфиденциальной информацией и контролировать его соблюдение. Для этого компания может разработать внутренние организационно-распорядительные документы: правила, положения, инструкции, регламенты. Они должны оговаривать:

  • условия и порядок доступа к информации, составляющей КТ;
  • правила присвоения и снятия грифа конфиденциальности;
  • проведение конфиденциальных совещаний и переговоров, аудио- и видеозаписи, кино- и фотосъемок;
  • правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию: это может быть, например, инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Состав и содержание документов могут различаться в зависимости от деятельности компании.

3. Организуйте учет тех, у кого есть доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и тех, кому такую информацию предоставили

Есть два основных способа реализовать эту меру. Можно составить поименный список тех работников, у кого есть доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, с указанием ФИО, должности, наименования структурного подразделения каждого. Формат может различаться. А можно вести перечень должностей, при назначении на которые работники получают доступ к информации, составляющей КТ. Оба способа имеют право на существование. Второй даже удобнее, особенно в компаниях с высокой текучкой кадров.

Чтобы учитывать всех, кому была передана информация — работников дочерних обществ и организаций, должностных лиц органов государственной власти, самих органов государственной власти, контрагентов, — необходимо вести журналы учета.