Секрет на миллион: как защитить коммерческую тайну «с нуля». Часть 2
Это второй материал из серии «Как защитить коммерческую тайну». Первая статья рассказывает, чем отличаются друг от друга коммерческая тайна, конфиденциальная информация и информация, составляющая коммерческую тайну, а также какие законы регулируют отношения владельцев такой информации, работников и контрагентов.
Как сохранить коммерческую тайну. Пять шагов
1. Определите перечень информации, которая будет составлять коммерческую тайну
Это самая трудная и ответственная мера. Перечень необходим, чтобы работники предприятия знали и понимали, какую информацию нельзя разглашать. Чтобы полностью оценить информационные ресурсы предприятия, собрать экспертное мнение по отнесению той или иной информации к коммерческой тайне (КТ), следует создать комиссию из наиболее квалифицированных и осведомленных работников предприятия.
Составляя перечень, важно помнить, какую информацию по закону нельзя отнести к коммерческой тайне. Нужно также учитывать, что отраслевые законы и нормативные правовые акты могут ограничивать отнесение к ней разного рода сведений. Например, в отношении бухгалтерской отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны в силу ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Ограничьте доступ к информации, составляющей коммерческую тайну
Нужно установить порядок обращения с конфиденциальной информацией и контролировать его соблюдение. Для этого компания может разработать внутренние организационно-распорядительные документы: правила, положения, инструкции, регламенты. Они должны оговаривать:
- условия и порядок доступа к информации, составляющей КТ;
- правила присвоения и снятия грифа конфиденциальности;
- проведение конфиденциальных совещаний и переговоров, аудио- и видеозаписи, кино- и фотосъемок;
- правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию: это может быть, например, инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Состав и содержание документов могут различаться в зависимости от деятельности компании.
3. Организуйте учет тех, у кого есть доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и тех, кому такую информацию предоставили
Есть два основных способа реализовать эту меру. Можно составить поименный список тех работников, у кого есть доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, с указанием ФИО, должности, наименования структурного подразделения каждого. Формат может различаться. А можно вести перечень должностей, при назначении на которые работники получают доступ к информации, составляющей КТ. Оба способа имеют право на существование. Второй даже удобнее, особенно в компаниях с высокой текучкой кадров.
Чтобы учитывать всех, кому была передана информация — работников дочерних обществ и организаций, должностных лиц органов государственной власти, самих органов государственной власти, контрагентов, — необходимо вести журналы учета.