РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно

Главные ошибки при организации командировок

HR Инструкции РБК
Никита Булгаков, руководитель сервиса для планирования корпоративных путешествий OneTwoTrip for Business, рассказывает, какие ошибки компаний при организации командировок наиболее распространены и как их избежать
Фото:Сергей Ермохин / ТАСС
Фото: Сергей Ермохин / ТАСС

Организация командировок — значительная статья расходов для компаний. По данным Global Travel Business Association, еще в 2017 году российские компании потратили на деловые поездки более $19,9 млрд. Россия тогда вошла в топ-15 стран, в которых на командировки тратят больше всего. Согласно прогнозу той же организации, к 2021 году во всем мире на командировки будет ежегодно тратиться $1,7 трлн.

Если компания допускает ошибки при организации командировок, то она может нести серьезные убытки, главным образом связанные с неоптимальным расходованием денег и неэффективным выполнением сотрудниками рабочих задач. Рассмотрим топ-5 основных ошибок компаний.

Ошибка № 1. В компании нет тревел-политики

Командировка предполагает несколько видов трат, среди которых траты на организацию перелета/поездки, проживание, пребывание в чужом городе. На каждом из этих этапов компания может как здорово сэкономить, так и здорово потратиться.

Чтобы повысить эффективность процесса подготовки сотрудников к деловым поездкам, нужно прописать, какие билеты и гостиницы можно бронировать, а какие — нет, на что сотрудник может тратить деньги в поездке и как потом будет отчитываться перед бухгалтерией.

В тревел-политику можно сразу включить требование по поиску оптимальных ценовых вариантов поездки и проживания.

За пару дней до вылета цена авиабилета может быть на 50% выше, чем при бронировании за 2–3 месяца. С поездами и отелями похожая ситуация — при покупке «здесь и сейчас» билеты и бронирование обойдутся в среднем на 20% дороже, чем при раннем бронировании. Так что можно заранее составить график командировок и прописать в документах требование покупать билеты и бронировать гостиницы заранее.

Некоторые компании включают в тревел-политику требование по изучению альтернативных вариантов поездки. Например, возможна ситуация, когда благодаря удачной акции добраться в нужный город выгоднее не на самолете, а на скоростном поезде. Время в пути будет почти одинаковым, уровень комфорта для сотрудника останется прежним, а компания сможет сэкономить.

Важно также не забывать о суточных — чем короче по длительности командировки, тем меньше будут затраты. Поэтому длительность деловых поездок должна быть разумной. Отводить на поездку в соседнюю область больше одного-двух дней, если задача сотрудника не очень сложна, явно не стоит — все это также можно предусмотреть в тревел-политике.

Ошибка № 2. Недостаточно эффективная аналитика

Не секрет, что в разные периоды времени стоимость билетов на одни и те же рейсы и номеров в гостиницах разнится. На нее влияет ряд факторов, включая сезонность. Для того чтобы понять, когда поездка обойдется дешевле, достаточно проанализировать цены на билеты по интересующим направлениям в разные периоды на сайте одного из онлайн-сервисов бронирования.

Кроме того, компании важно опираться на собственный опыт организации командировок.

Например, если командировки часто носят внезапный характер и отменяются, выгоднее бронировать возвратные билеты. Они стоят дороже, но в случае срыва поездки авиакомпания вернет вам часть потраченной суммы. На отрезке в год и более экономия может составлять миллионы рублей.

Также бухгалтерии важно изучать каждую конкретную поездку и отчетные документы по ней. Здесь можно сравнивать как общие затраты на поездки в течение какого-то периода времени, так и, например, то, сколько потратили сотрудники в командировках по схожим маршрутам и при выполнении одинаковых задач. Это даст возможность понять, кто и на что тратит больше денег, проанализировать целесообразность таких трат и внести корректировки в тревел-политику, если это понадобится.

Ошибка № 3. Информация хранится в разных местах