РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.

Главные ошибки при организации командировок

HR Инструкции РБК
Никита Булгаков, руководитель сервиса для планирования корпоративных путешествий OneTwoTrip for Business, рассказывает, какие ошибки компаний при организации командировок наиболее распространены и как их избежать
Фото:Сергей Ермохин / ТАСС
Фото: Сергей Ермохин / ТАСС

Организация командировок — значительная статья расходов для компаний. По данным Global Travel Business Association, еще в 2017 году российские компании потратили на деловые поездки более $19,9 млрд. Россия тогда вошла в топ-15 стран, в которых на командировки тратят больше всего. Согласно прогнозу той же организации, к 2021 году во всем мире на командировки будет ежегодно тратиться $1,7 трлн.

Если компания допускает ошибки при организации командировок, то она может нести серьезные убытки, главным образом связанные с неоптимальным расходованием денег и неэффективным выполнением сотрудниками рабочих задач. Рассмотрим топ-5 основных ошибок компаний.

Ошибка № 1. В компании нет тревел-политики

Командировка предполагает несколько видов трат, среди которых траты на организацию перелета/поездки, проживание, пребывание в чужом городе. На каждом из этих этапов компания может как здорово сэкономить, так и здорово потратиться.

Чтобы повысить эффективность процесса подготовки сотрудников к деловым поездкам, нужно прописать, какие билеты и гостиницы можно бронировать, а какие — нет, на что сотрудник может тратить деньги в поездке и как потом будет отчитываться перед бухгалтерией.

В тревел-политику можно сразу включить требование по поиску оптимальных ценовых вариантов поездки и проживания.

За пару дней до вылета цена авиабилета может быть на 50% выше, чем при бронировании за 2–3 месяца. С поездами и отелями похожая ситуация — при покупке «здесь и сейчас» билеты и бронирование обойдутся в среднем на 20% дороже, чем при раннем бронировании. Так что можно заранее составить график командировок и прописать в документах требование покупать билеты и бронировать гостиницы заранее.

Некоторые компании включают в тревел-политику требование по изучению альтернативных вариантов поездки. Например, возможна ситуация, когда благодаря удачной акции добраться в нужный город выгоднее не на самолете, а на скоростном поезде. Время в пути будет почти одинаковым, уровень комфорта для сотрудника останется прежним, а компания сможет сэкономить.

Важно также не забывать о суточных — чем короче по длительности командировки, тем меньше будут затраты. Поэтому длительность деловых поездок должна быть разумной. Отводить на поездку в соседнюю область больше одного-двух дней, если задача сотрудника не очень сложна, явно не стоит — все это также можно предусмотреть в тревел-политике.

Ошибка № 2. Недостаточно эффективная аналитика

Не секрет, что в разные периоды времени стоимость билетов на одни и те же рейсы и номеров в гостиницах разнится. На нее влияет ряд факторов, включая сезонность. Для того чтобы понять, когда поездка обойдется дешевле, достаточно проанализировать цены на билеты по интересующим направлениям в разные периоды на сайте одного из онлайн-сервисов бронирования.

Кроме того, компании важно опираться на собственный опыт организации командировок.

Например, если командировки часто носят внезапный характер и отменяются, выгоднее бронировать возвратные билеты. Они стоят дороже, но в случае срыва поездки авиакомпания вернет вам часть потраченной суммы. На отрезке в год и более экономия может составлять миллионы рублей.

Также бухгалтерии важно изучать каждую конкретную поездку и отчетные документы по ней. Здесь можно сравнивать как общие затраты на поездки в течение какого-то периода времени, так и, например, то, сколько потратили сотрудники в командировках по схожим маршрутам и при выполнении одинаковых задач. Это даст возможность понять, кто и на что тратит больше денег, проанализировать целесообразность таких трат и внести корректировки в тревел-политику, если это понадобится.

Ошибка № 3. Информация хранится в разных местах