РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.
Герман Шеховцев

Как компании оптимизировать бизнес-процессы и преодолеть кризис

Менеджмент Статьи РБК
Почему не нужно опасаться оптимизации? Как правильно переформатировать управление и настроить его на эффективную работу?

Любая коммерческая структура функционирует ради получения прибыли. Однако в кризисных ситуациях на первый план зачастую выходят вопросы стабилизации бизнеса. Одним из эффективных способов, если не единственным, является оптимизация бизнес-процессов.

Понятийный аппарат

Для того чтобы рассматривать вопрос оптимизации бизнес-процессов, необходимо знать, что они собой представляют.

Бизнес-процесс — совокупность последовательных целенаправленных действий, которые приводят к прогнозируемому результату.

Оптимизация — усовершенствование этих действий путем выбора наилучшего варианта исполнения.

До определенного момента компания может обходиться без оптимизации, но рано или поздно появятся маркеры, сигнализирующие о необходимости принятия мер.

Когда необходима оптимизация бизнес-процессов

Управленцу необходимо оптимизировать бизнес-процессы в случае:

  • отсутствия их четкой регламентации и, как следствие, разницы в подходах ответственных лиц к их реализации.

Итог отсутствия четкой регламентации бизнес-процессов — задвоение функционала сотрудников, возникновение неоправданных издержек, длительная работа с неудовлетворительными результатами:

  • трата менеджерами большей части отведенного рабочего времени на устранение сиюминутных вопросов без возможности реализации стратегических заданий;
  • регулярное повторение однообразных проблем;
  • недовольство контрагентов теми или иными аспектами взаимодействия (долгой и некачественной обратной связью, объемом, сроком и качеством реализации товаров или услуг);
  • потеря информации в течение процесса или большие затраты времени на ее поиск и восстановление.

Результаты оптимизации бизнес-процессов

Грамотная оптимизация позволяет управленцу:

  • существенно улучшить прорабатываемый процесс в разрезе его сроков, качества, результативности и других параметров;
  • обеспечить необходимый уровень исполнительской дисциплины, улучшить качество взаимосвязи сотрудников;
  • расширить возможности для сбора статистических показателей и полноценного анализа функционирования;
  • минимизировать количество непредвиденных ситуаций и серьезных проблем;
  • сделать бизнес-процессы ясными и понятными не только для администрации, но и для других заинтересованных лиц;
  • описать и регламентировать бизнес-процессы;
  • лучше контролировать работу и управлять сотрудниками;
  • выявить те направления деятельности, которые имеет смысл автоматизировать.

Когда оптимизация не нужна: три случая

Такой сложный, но результативный процесс, как оптимизация бизнес-процессов, не возымеет должного эффекта в следующих случаях.

Случай № 1: если речь идет о маленьких субъектах хозяйствования

На оптимизацию требуются существенные затраты. Кроме того, небольшие фирмы отличаются коротким жизненным циклом процессов, поэтому говорить о статичности их исследования не приходится.

Случай № 2: на крупных бизнес-субъектах, где требуется получить быстрый глобальный эффект

В этом случае предпочтение следует отдавать другим методам стабилизации бизнеса, возможно корректировке организационной структуры.

Случай № 3: при отсутствии в компании квалифицированного управленца, способного реализовывать стратегию оптимизации на деле (даже если она разработана приглашенным экспертом).