Как компании оптимизировать бизнес-процессы и преодолеть кризис
Любая коммерческая структура функционирует ради получения прибыли. Однако в кризисных ситуациях на первый план зачастую выходят вопросы стабилизации бизнеса. Одним из эффективных способов, если не единственным, является оптимизация бизнес-процессов.
Понятийный аппарат
Для того чтобы рассматривать вопрос оптимизации бизнес-процессов, необходимо знать, что они собой представляют.
Бизнес-процесс — совокупность последовательных целенаправленных действий, которые приводят к прогнозируемому результату.
Оптимизация — усовершенствование этих действий путем выбора наилучшего варианта исполнения.
До определенного момента компания может обходиться без оптимизации, но рано или поздно появятся маркеры, сигнализирующие о необходимости принятия мер.
Когда необходима оптимизация бизнес-процессов
Управленцу необходимо оптимизировать бизнес-процессы в случае:
- отсутствия их четкой регламентации и, как следствие, разницы в подходах ответственных лиц к их реализации.
Итог отсутствия четкой регламентации бизнес-процессов — задвоение функционала сотрудников, возникновение неоправданных издержек, длительная работа с неудовлетворительными результатами:
- трата менеджерами большей части отведенного рабочего времени на устранение сиюминутных вопросов без возможности реализации стратегических заданий;
- регулярное повторение однообразных проблем;
- недовольство контрагентов теми или иными аспектами взаимодействия (долгой и некачественной обратной связью, объемом, сроком и качеством реализации товаров или услуг);
- потеря информации в течение процесса или большие затраты времени на ее поиск и восстановление.
Результаты оптимизации бизнес-процессов
Грамотная оптимизация позволяет управленцу:
- существенно улучшить прорабатываемый процесс в разрезе его сроков, качества, результативности и других параметров;
- обеспечить необходимый уровень исполнительской дисциплины, улучшить качество взаимосвязи сотрудников;
- расширить возможности для сбора статистических показателей и полноценного анализа функционирования;
- минимизировать количество непредвиденных ситуаций и серьезных проблем;
- сделать бизнес-процессы ясными и понятными не только для администрации, но и для других заинтересованных лиц;
- описать и регламентировать бизнес-процессы;
- лучше контролировать работу и управлять сотрудниками;
- выявить те направления деятельности, которые имеет смысл автоматизировать.
Когда оптимизация не нужна: три случая
Такой сложный, но результативный процесс, как оптимизация бизнес-процессов, не возымеет должного эффекта в следующих случаях.
Случай № 1: если речь идет о маленьких субъектах хозяйствования
На оптимизацию требуются существенные затраты. Кроме того, небольшие фирмы отличаются коротким жизненным циклом процессов, поэтому говорить о статичности их исследования не приходится.
Случай № 2: на крупных бизнес-субъектах, где требуется получить быстрый глобальный эффект
В этом случае предпочтение следует отдавать другим методам стабилизации бизнеса, возможно корректировке организационной структуры.
Случай № 3: при отсутствии в компании квалифицированного управленца, способного реализовывать стратегию оптимизации на деле (даже если она разработана приглашенным экспертом).