Тайм-менеджмент: правила эффективного проведения совещаний

Главные тезисы вебинара

• Как сократить время совещаний, но сохранить их эффективность. Во-первых, сократите повестку дня до двух-трех вопросов. Важно, чтобы сотрудники не устали при обсуждении, иначе фокус внимания потеряется. Во-вторых, разделите задачи по приоритетности. Важные, но не срочные запишите в календарь и обсудите на будущих совещаниях. Важные и срочные выносите на повестку прямо сегодня. Избавьтесь от неважных и несрочных, неважные и срочные делегируйте другим. В-третьих, попробуйте поменять формат совещания. Назначьте встречу в производственном цехе или в том месте, где возникла обсуждаемая проблема.
• Как подготовить короткое, но содержательное выступление. Помните, что люди не любят слушать длинные речи. Есть несколько базовых шагов, которые помогут сократить время выступления без ущерба смыслу. Первое — кратко изложите свою позицию. Второе — обоснуйте причину, по которой вы предлагаете обсудить конкретный проект или проблему. Третье — предоставьте подтверждения в виде скриншотов или одобрения вышестоящих сотрудников. Завершите выступление повторением своей позиции. Люди хорошо запоминают именно последние слова.

• Как распределить задачи на день. В начале рабочего дня воспользуйтесь методом «съесть лягушку» — завершите маленькую задачу, которую постоянно откладываете. До обеда выполняйте важные дела — в первую половину дня человек особенно эффективен и работоспособен. В оставшееся время постепенно разбирайте небольшие и легкие задачи, которые расслабляют вас и даже поднимают настроение.