Деловая переписка: как писать просто и понятно

Основные темы вебинара

• Факторы успеха деловой переписки. Письмо должно быть ясным, кратким и убедительным. Важно, чтобы даже сложные вещи в письме были понятны адресату с первых строк и не требовали дальнейшего уточнения. Проверьте, чтобы письмо было сформулировано кратко, избавьтесь от смыслового и словесного мусора. Так адресат потратит меньше времени на чтение, а вы сможете быстрее получить результат. Письмо должно быть убедительным, то есть адресат должен понимать, какую пользу он может получить.
• Цель письма. Определите, что хотите получить от адресата, спросите себя: зачем я пишу это письмо? Затем представьте себе человека, которому вы пишете. Это поможет понять, насколько хорошо он разбирается в теме, и исходя из этого писать более или менее подробно. Ориентируйтесь на потребности и пользу для адресата. Сформулируйте, что ему может быть важно в вашем письме. Существует четыре базовых потребности, которые могут привлечь человека: удобство, безопасность, экономия, престиж — акцентируйте на них внимание в тексте.
• Структура письма. Особое внимание следует уделить смысловой структуре. Она подчиняется основным правилам логики: иерархия, однородность и последовательность. Всегда начинайте с сути, только после этого добавляйте детали. Поддерживайте однородность письма: не смешивайте причины и следствия в одном смысловом блоке. Обратите внимание на последовательность: всегда вначале пишите самую важную мысль. Восприятие человека работает таким образом, что акцент всегда делается на информации, которую он получил в первую очередь.