РБК Pro —  
это сервис для предпринимателей, руководителей и специалистов, которые хотят меняться и менять бизнес
Материал раздела Основной

Как сделать работу в офисе безбумажной: три шага

Менеджмент Инструкции «ОСГ Рекордз Менеджмент» в России
Безбумажный офис становится реальностью для компаний, которые придерживаются принципов устойчивого развития (ESG). Как это работает, в чем экономия и как организовать цифровую канцелярию, рассказывает Максим Семенихин («ОСГ Рекордз Менеджмент» в России)
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock

В то время как большинство бизнес-процессов уже перенастроены под новые условия, возникшие из-за пандемии, большинство компаний все еще работают с бумажными документами, что никак не вписывается в удаленный режим деятельности.

14 октября пройдет первый в России конгресс по ESG при поддержке РБК

Организовать в компании безбумажный офис возможно независимо от того, на каком этапе внедрения цифровых технологий находится бизнес. Для этого понадобится предпринять следующие шаги.

Шаг № 1. Передать накопившийся объем в архив и уничтожить старые документы

Документы отражают текущее состояние бизнеса и являются предметом коммерческого и промышленного шпионажа, а кипы бумаг в офисе являются потенциальным источником утечки информации. Первое, с чего стоит начать трансформацию своего офиса, — весь накопившийся объем документов переместить в архив. При этом, чтобы выполнить требования законодательства, не понести дополнительных затрат на хранение и понять, какие документы уже можно смело уничтожить и перестать тратиться на их обслуживание, перед передачей документов в архив следует провести экспертизу их ценности.

На этапе экспертизы ценности определяются сроки хранения документов, и на основе этой информации составляются описи документов:

  • временного (больше десяти лет) срока хранения;
  • документов по личному составу (срок хранения — 75/50 лет);
  • временного (меньше десяти лет) срока хранения.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт об уничтожении документов. Эта процедура не только поможет компании работать в соответствии с законодательством и хранить документы согласно установленным срокам, но и защищает компанию от расходов на хранение тех документов, которые уже можно уничтожить, и на потенциальные штрафы. Ведь за несоблюдение сроков хранения документов на компанию может быть возложен штраф в размере от 200 тыс. руб. за каждый выявленный случай. Так как экспертиза ценности — одна из самых важных процедур при работе с бумажными документами, следует рассмотреть передачу этой функции на аутсоринг в профессиональную компанию со штатом профессиональных архивистов и опытом работы с разными типами документов.