Как и зачем транспортные компании внедряют электронный документооборот
В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.
Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить:
- затраты на бумагу и другие канцелярские товары — в десятки раз;
- время на создание и обработку документов — на 50–70%;
- расходы на почтовые и курьерские услуги.
ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке:
- согласование и подписание электронных документов;
- взаиморасчет. Услуги транспортной компании в основном оплачиваются после того, как клиент получил оригиналы документов на перевозимый груз. Благодаря ЭДО срок оплаты может сократиться до двух недель;
- исправление ошибок и неточностей в документах.