Без долгих согласований: как упростить бизнес-процессы в компании
Бюрократия удлиняет сроки решения простых вопросов и замедляет реакцию на внутренние и внешние вызовы. Компания становится неповоротливой и неспособной к созданию прорывных идей и внедрению инновационных решений, которые требуют скорости. Есть и еще два негативных, но не всегда очевидных последствия бюрократии: это падение удовлетворенности сотрудников работой и снижение их мотивации. Вместо того чтобы решать сложные задачи, они тратят уйму времени на рутинные рабочие процессы.
Российские компании более забюрократизированы, чем западные. Одна из причин состоит в том, что российское законодательство накладывает на компании множество ограничений и усложняет процессы в ряде отраслей. Однако основная причина бюрократии — неправильные поведенческие модели менеджмента. Руководители, которые боятся делегировать и потерять контроль над ситуацией, занимаются микроменеджментом, даже там, где это совсем не нужно. Повышенный контроль действительно способен снизить риски принятия неверных решений, но он резко ограничивает возможности менеджеров среднего звена расти внутри компании и становиться лидерами, которые будут определять ее стратегию. Поэтому важно искать баланс между расстановкой точек контроля и делегированием.
Как мы избавляемся от бюрократии
Будем честны: ни одна крупная компания не может похвастаться тем, что в ней полностью отсутствует бюрократия. Мы не исключение. Для того чтобы упростить бизнес-процессы, мы начали проект Simplify (от англ. «упрощать»). Его целями стали сбор обратной связи от сотрудников разных департаментов и поиск бизнес-процессов, которые тормозят развитие бизнеса.
Инициатива затронула большинство процессов, включая полный производственный цикл. Мы обнаружили более 400 процессов, требующих пересмотра и переосмысления. По части из них упростили согласования, часть полностью автоматизировали (электронный документооборот, составление финансовой отчетности, создание портала самообслуживания для сотрудников), часть упразднили.
Наибольший эффект дали пересмотр и автоматизация согласований документов в отделе закупок (от момента инициирования сотрудничества с контрагентом до проведения оплаты), управления транспортными услугами и командировками сотрудников.