Планирование закупок: с чего начать и как улучшить
«Правильное планирование предотвращает плохие показатели» — так гласит правило «6П» известного американского бизнес-тренера Брайана Трейси. Да, план никогда не сбудется до самой мелкой детали, так как это прогноз. Но прогноз — это не просто предсказание. Он базируется на вероятностной оценке развития событий — на основе статистических, экономических, политических, социальных и других исследованиях.
Каким бывает планирование
Планы делятся на три основных типа. Они отличаются между собой длительностью, детальностью и точностью.
Стратегический — определяет цели и стратегии закупок в соответствии с потребностями компании. Такой план нужен для мобилизации ресурсов и понимания критериев оценки. В основном его используют во время стратегического планирования деятельности компании. Стратегическое планирование самое длительное, но в то же время самое менее точное и детальное. Это может быть план на три, пять или даже больше лет.
Самый известный пример долгосрочного планирования (на 500 лет) — это история про дубы для Вестминстерского дворца. Старейшее здание в Англии было построено в XIV веке. Через 500 лет, в 1913 году, стропила, из которых оно было сделано, нужно было менять. Причем дубы нужного размера должны были быть старше 300 лет. Найти их удалось только в том же предместье, где брали бревно при первоначальной застройке. Оказывается, продав дубы в XIV веке, хозяин предместья понял, что эти деревья понадобятся для будущего ремонта, и уже тогда посадил новые дубы.
Тактический — обсуждают на S&OP-совещаниях (планирование продаж и операций) и на совещаниях по пересмотру годовых бюджетов. Тактический план составляют на год-полтора, ежемесячно обновляют и детализируют до конкретных закупаемых позиций, их характеристик и времени поставки. Практика показывает, что в идеале отдел закупок должен участвовать в планировании новых продуктов вместе с маркетингом и отделом по разработке новых продуктов, а планы закупок должны быть обязательной информацией для планирования производства и поставок.
Оперативный — направлен на решение текущих, промежуточных задач, а также на выполнение конкретных закупочных проектов. Этот план самый краткосрочный. Причем он обладает максимальной точностью и быстрой реакцией на возможные изменения. Такие планы обсуждают на проектных совещаниях или на еженедельных летучках.