«ASAP. Нужно уже вчера!»: как надо и не надо писать деловые письма
Сколько раз вы сталкивались с ситуацией, когда отправляли подробное письмо коллеге, а в ответ получали вопрос, на который уже ответили? Возможно, ваш коллега просто не смог внимательно прочитать письмо из-за большого потока рабочих сообщений и упустил часть информации. Тем не менее не стоит сразу же обвинять получателя в невнимательности.
Проблема часто связана с тем, как составлено само письмо. Когда вы начинаете писать, вам хорошо известна суть сообщения, поскольку вы находитесь в контексте происходящего. Но коллега воспринимает информацию иначе — он не знает всех деталей или предпосылок, которые вам кажутся очевидными.
Давайте разберемся, как облегчить адресату восприятие письма и повысить эффективность деловой переписки.
1. Сформулируйте понятную тему
Сформулируйте цель письма и напишите тему. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, и сможет быстрее найти нужную информацию в будущем.
Придерживайтесь правила: «одно письмо — одна тема». Смешивание нескольких тем в одном письме затрудняет поиск и понимание информации
Неверно
- Обсуждение
- Срочное задание
- Договор
Верно
- Идеи для применения ИИ
- Проблема с оплатой на сайте
- Договор на поставку оргтехники