Зачем руководителю и собственнику компании разбираться в кадровых документах, если есть кадровик? Представьте: кто-то из них сменился, компания перешла от одного провайдера учетных функций к другому. И вот возникает ситуация:
- давно уволенный сотрудник обратится в компанию с заявлением о выдаче копий кадровых документов или расчетных листков за прошедшие годы. Работодатель обязан безвозмездно в течение трех дней их выдать (ст. 62 ТК). Если не сможет — возникает риск наложения штрафа за нарушение ТК: от 30 тыс. до 50 тыс. руб. на организацию, от 1000 до 5000 руб. на ответственное лицо;
- Социальный фонд РФ затребует документы для проверки отраженных в отчетности фактов. Их отсутствие может грозить компании штрафом 200 руб., а ответственному работнику — от 300 до 500 руб. за каждый непредоставленный документ;
- проверка находит «забытую» в личном деле копию паспорта — штраф до 10 тыс. руб. на должностное лицо и до 50 тыс. — на компанию (за каждую копию).
Чек-лист для руководителя компании
Чтобы избежать проблем и штрафов, связанных с неправильным хранением документов по личному составу:
1. Назначьте приказом ответственного работника, который будет контролировать и правильно организовывать хранение документов (в случае ошибок штраф будет назначен ему. Если этого не сделать — оштрафуют директора).
2. Убедитесь, что условия хранения документов по личному составу (а они являются конфиденциальными) соответствуют требованиям закона — доступ к ним ограничен, помещение оборудовано средствами пожаротушения, а трудовые книжки хранятся в несгораемом сейфе.
