В каких случаях не стоит принимать заявление по электронной почте, как убедиться, что заявление в электронном виде написал именно работник, что учесть в положении об ЭДО для документов об увольнении — поясняет сервис «Актион Кадры и HR»
В каком виде принимать заявление, если используете бумажный документооборот
Получите от работника заявление на бумаге, если электронный документооборот для взаимодействия с ним не вводили. Правила документооборота одинаковы и для работника, и для работодателя. Электронные документы можно использовать, только если в компании ввели ЭДО (ст. 22.1 ТК). Если этого не сделали, документы надо оформлять на бумажном носителе. Заявление об увольнении не исключение.
Подать заявление об увольнении работник, с которым не используете ЭДО, может двумя способами:
- вручить лично,
- или отправить в адрес работодателя (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).
В любом случае это должен быть документ на бумажном носителе, который позволяет идентифицировать автора.
Если принимаете заявление об увольнении в отделе кадров, берите его только лично от работника. Если заявление принес кто-то из коллег или руководитель, вы не сможете проверить, точно ли сотрудник самостоятельно и добровольно его написал. Уточните у работника, что он намерен уволиться. Если в отделе кадров есть камеры и работник предупрежден о видеонаблюдении, зафиксируйте разговор. Тогда в случае спора докажете, что сотрудника не принуждали уйти.
