Материал раздела Основной
Четыре мифа о хранении бухгалтерских документов
В работе компаний есть опасные и невыгодные заблуждения о хранении документов. В чем чаще всего путаются бухгалтеры, рассказывает эксперт сервиса «Актион Бухгалтерия»
Миф № 1. Надо хранить электронную первичку в распечатанном виде
Закон не требует распечатывать электронную первичку и хранить ее в бумажном виде. Налоговики вправе истребовать документы на проверке. Представить, как правило, нужно заверенные копии (п. 2 ст. 93 НК). Но если документ составлен в электронном виде, направляйте его через личный кабинет или по ТКС.
Есть случай, когда не получится представить документы в том виде, в котором они составлены. Компания вправе оформлять электронные документы в любом формате (письмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861). Но налоговики могут принять только документы в виде xml-файлов и скан-образов (tif, jpg, pdf, png).
Документы не в формате ФНС можно отправить в инспекцию двумя способами:
- распечатать и направить на бумаге с отметкой о том, что документ заверен электронной подписью (письмо ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048);
- распечатать, отсканировать и заверить скан усиленной электронной подписью (письмо № ЗГ-3-26/13861).