Пять нюансов при переводе кадровых документов в «цифру»
Рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) начал формироваться больше двух лет назад, когда стартовал эксперимент Минтруда. Он позволил вести кадровое делопроизводство только в электронном виде, без дублирования документов на бумаге. Эксперимент был признан успешным, и с конца 2021 года цифровые HR-документы могут использовать все компании. Переход на КЭДО существенно сокращает время на подписание документов и снижает издержки бизнеса на их ведение и пересылку.
Сегодня объем рынка КЭДО составляет несколько десятков миллиардов рублей, но освоен он только на 10%. Это значит, что большинство компаний будут переходить на цифровые документы в ближайшие несколько лет. Планируя проект, можно учесть ошибки и положительный опыт компаний, которые уже прошли этот путь. Выделим пять ключевых нюансов, которые стоит предусмотреть на старте: это сэкономит время и деньги.
Нюанс первый. Можно и бесплатно
Закон №377-ФЗ (внес в Трудовой кодекс три новые статьи 22.1 — 22.3, которые регулируют правила электронного документооборота в организации. — РБК Pro) разрешает компаниям вести кадровое делопроизводство самостоятельно на государственном портале «Работа в России» или с помощью специализированного сервиса КЭДО.
Взаимодействуя напрямую с порталом «Работа в России», компании не платят за стороннее решение: самостоятельно получают электронные подписи и загружают документы в систему.
Однако в крупных компаниях с большим количеством сотрудников этот способ перехода на КЭДО потребует значительных ресурсов. Например, придется содержать штат в 10–20 человек — в зависимости от размера компании — которые возьмут на себя внедрение, интеграцию и сопровождение работы с порталом. Задачи обучения персонала новому процессу лягут на отдел кадров, которому придется осваивать его самостоятельно. Техническая поддержка также останется на стороне компании. При высокой текучести кадров получение электронных подписей может стать главным кошмаром эйчаров.
Альтернатива — сторонние облачные решения, которые позволяют генерировать электронные подписи и удаленно подписывать кадровые документы. Они работают по модели подписки.
Например, крупная компания из сферы e-commerce решила перевести кадровые документы в «цифру» самостоятельно, чтобы сэкономить на внедрении облачного сервиса. Проектом занимались около 20 человек на постоянной основе — и они не смогли обеспечить полноценный переход на КЭДО и удобный интерфейс работы с системой. В итоге пришлось привлечь партнера, передав ему все непрофильные функции по организации процесса. Готовое решение с возможностью автоматически выпускать ЭЦП и сгружать документы на портал «Работа в России» сняло избыточную нагрузку с внутренних сотрудников.