У отделов закупок добавилось проблем: меняется логистика и поставщики, увеличиваются сроки доставки и растут цены. Как оптимизировать процесс закупок внутри компании, какие узкие места в нем бывают и как их найти, рассказывает журнал IT-Expert
В крупных компаниях закупки — это сложный сквозной процесс, состоящий из множества этапов: от выявления потребностей до контроля поставок. Он связан со многими другими бизнес-процессами и требует участия сотрудников из различных департаментов и даже топ-менеджеров.
При этом закупки — критичный для бизнеса процесс. Затягивание поставок может стать причиной сбоев в других подразделениях, зависящих от снабжения, — на производстве, в ИТ-департаменте, розничной сети. Регулярное нарушение сроков закупок — ключевой маркер, сигнализирующий о необходимости анализа всего процесса.
Время прохождения заявки по всем инстанциям может увеличиваться по нескольким причинам.
- Вариативность сценариев. Даже если процесс ведется в линейных ИТ-системах, он часто бывает вариативным. Каждая закупка идет по своему сценарию — с отклонениями от регламента, дополнительными ответвлениями процесса, возвратами и зацикливанием на этапах.
- Избыточные согласования. Часто процесс стопорится на этапах согласования. Это происходит, когда в список включены люди, не заинтересованные в результате конкретной закупки. Бывает, что один человек должен согласовать заявку под разными ролями — он и становится «бутылочным горлышком».
- Излишняя вовлеченность топ-менеджмента. Приоритетом руководителей компании являются стратегические задачи, поэтому согласование заявок может откладываться на неопределенное время. Время топ-менеджмента слишком дорого, чтобы тратить его на рутинные согласования. Более того, неэффективный процесс — это всегда лишние издержки. Например, когда квалифицированные сотрудники выполняют однообразные операции, они теряют мотивацию. А если компания растет, число поставщиков и объем закупок увеличиваются, то приходится расширять штат.
Причины, по которым буксуют закупки, и точки оптимизации процесса можно обнаружить с помощью процессной аналитики (Process Mining). Такие системы способны подсказать решение проблем и оценить эффективность изменения процесса.
Как Process Mining решает проблемы закупок
