Четыре проблемы управленческого учета в малом бизнесе
За 14 лет работы в разных проектах я успел посотрудничать более чем с 50 компаниями, и у 90% из них были проблемы с управленческим учетом. Собственники в нужный момент не владели данными для принятия управленческих решений. Я выделил и сформулировал четыре проблемы, присущих малым предприятиям (годовая выручка — от 120 млн до 800 млн руб.).
1. Некачественные данные
Базу для управленческих отчетов составляют данные из учетных систем. В большинстве компаний, с которыми я работаю или работал, используется комбинация ERP-системы (например, «1С: Управление торговлей», либо вариации вроде «1С: Управление ювелирным предприятием», или «1С: Комплексная автоматизация») и программы «1С: Бухгалтерия», в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет.
Проблему некачественных данных можно разбить на две более мелкие.
— Сотрудники вносят информацию в учетные системы с запозданием и не верифицируют.
Это приводит к низкой информативности управленческих отчетов. Например, я сталкивался с ситуацией, когда компания занимается оптовой торговлей и вносит всю информацию по отгрузкам и по себестоимости в «1С: Управление торговлей», а другие административные и коммерческие расходы — только в «1С: Бухгалтерию». Бухгалтерия заносит данные в систему только тогда, когда закрывает период. В результате данные по продажам в системе оперативные, а информация по административным и коммерческим расходам приходит с запозданием в 20 дней.
Как решить проблему?
- Обязательное вносите все первичные документы в программу для оперативного учета — например «1С: Управление торговлей» — с последующим обменом с бухгалтерией раз в месяц или раз в неделю. При этом возьмите за правило делать это до пятого числа следующего месяца. Эта работа в принципе начинается с поставщиков и контрагентов, потому что часто именно они забывают предоставлять документы, а бухгалтер требует недостающие только тогда, когда приходит время закрывать отчетный период.
- Назначьте в каждом центре финансовой ответственности того, кто бы эти документы вовремя требовал.
- В договоре пропишите санкции за несвоевременное предоставление документов. Если пятое число прошло, а ответственные за документы по супервеским причинам не успели внести информацию — пусть пишут объяснение, почему так произошло.