Общий подход такой: документ понадобится распечатать, если в нем предусмотрена одна или несколько подписей, а у тех, кто должен их поставить, нет электронной подписи. Но можно и не распечатывать. В каких случаях — знает эксперт группы «Актион Бухгалтерия»
Если на документе не нужна подпись составителя, можно не торопиться с распечаткой. Храните его в электронном виде и распечатывайте по мере надобности. Возможно, вам вообще не придется это делать. Примеры таких документов — банковские выписки и приложения к ним. Они могут понадобиться только на налоговой проверке. При этом налоговые инспекторы иногда сами запрашивают такие документы от банков. Как хранить конкретные документы, читайте далее.
Как хранить бухгалтерские документы
Регистры бухучета. Обычно регистры ведут по счетам бухучета. Самые популярные — это карточка или оборотно-сальдовая ведомость по счету. Есть и обобщающие регистры, например оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам или главная книга. Такие регистры можно автоматически сформировать в бухгалтерских программах в любой момент и за любой период времени.
Но обязанность это сделать возникает только по окончании отчетного периода, который предусмотрен учетной политикой, например по итогам месяца, квартала или года. Если в вашей учетной политике на этот счет ничего не сказано, то сформировать документ надо за календарный год. Затем его понадобится подписать. Ведь подпись — обязательный реквизит бухгалтерских регистров. Необходимость распечатки зависит от того, какой подписью будете заверять документ. Если она обычная, документ понадобится распечатать и подписать от руки.
