Как ускорить подготовку отчетности. Настраиваем Outlook
Леонид работает в большой корпорации, в его задачи входит получение и проверка файлов с отчетностями от 15 дочерних компаний. В конце отчетного периода в почту Леонида приходят 15 Excel-таблиц. Всех их нужно проверить, и, если там есть ошибки, отправить обратно с комментариями. Документы с верными данными Леонид добавляет в общую Excel-книгу, чтобы получить предварительные результаты общей отчетности. При этом ему всегда нужно быть готовым дать ответ руководству, какая из компаний уже подала свои результаты, а какая еще задерживается.
Леонид делает всю эту работу вручную, это долго и трудозатратно. Он открывает Excel, ищет нужные строки для проверки, сверяет их, пишет комментарии и отправляет файл на доработку, получает ответ, вносит данные в общую модель, актуализирует информацию в сводных файлах. В среднем на работу с одной компанией Леонид тратит около часа своего рабочего времени, и хотя вся работа должна занимать чуть больше 15 часов, с повторными отправками файлов она затягивается на недели.
Главная проблема Леонида — это разрозненность получаемой информации. Каждый новый файл отвлекает его от текущей задачи и заставляет переключаться. Соответственно, нужно, чтобы кто-то вместо Леонида:
- отбирал файлы, присланные каждой дочерней компанией;
- классифицировал эти файлы по папкам и версиям;
- проверял на наличие ошибок в файле и отправлял письмо с комментарием;
- добавлял данные из правильного файла в Excel-книгу.
Свободных людей в компании для выполнения этих задач нет. Но можно передать эти задачи программе. Как это сделать?
Шаг № 1. Мелкие изменения без автоматизации
С чего нужно начать, чтобы ускорить подготовку отчетности? Начинаем с небольших изменений.
Леонид мог бы поставить себе такие задачи: