Чем больше организация, тем больше сотрудников занято в планировании бюджета. 95% из них — работники нефинансовых служб, для которых понятия «акт» и «счет» синонимичны. Наталья Кузнецова (Unicon Outsourcing) — о том, какие ошибки сделают план бесполезным
Ежегодно организации погружаются в процесс планирования. Однако порой планы на бумаге и фактически достигнутые результаты не сходятся между собой. Почему так происходит?
1. Не все сотрудники понимают методологию бюджетирования
Самая первая ошибка — руководство компании считает, что все ответственные лица понимают методологию бюджетирования и изначально заинтересованы в предоставлении информации финансовому департаменту. Однако сотрудники чаще всего воспринимают заполнение таблиц как дополнительную нагрузку. Они не осознают важности корректного и своевременного предоставления данных. Единственный способ изменить это — четко доносить до сотрудников цели, задачи и методологию процесса бюджетирования: что представляет из себя каждая цифра, которую заполняет подразделение, на что повлияет устанавливаемый департаменту лимит.
Чтобы лишний раз не тратить время и силы на верификацию данных, представленных подразделениями, финансовой службе лучше работать на опережение.
- Организуйте общую встречу с руководителями центра финансовой ответственности (ЦФО) — структурного подразделения компании, ответственного за достижение того или иного финансового показателя, — и изложите им основные принципы формирования бюджетов.
- Составьте график встреч с исполнителями, на которых возложена ответственность за сбор и внесение данных. Выясните, все ли правила заполнения им понятны, не требуется ли помощь экономистов.
Как показывает практика, такой подход эффективен — вы точно не получите некорректно заполненные таблицы, где, например, графы доходов и расходов для бюджетирования заполнены с НДС и не по датам актов, а по времени оплаты.
