1. Бумажные кадровые документы вместо электронных
Полностью перейти на электронный документооборот компании могли с 22 ноября 2021 года. Причем так, что подпись работника на бумажном варианте документа больше не понадобится. Правда, оцифровать можно не все. Несколько документов под запретом — это бумажные трудовые книжки и справки СТД-Р (форма «Сведения о трудовой деятельности». — РБК Pro). А еще приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и документы, которые подтверждают, что работник прошел инструктажи по охране труда.
Чтобы перейти на электронный документооборот, вам пригодится новый локальный нормативный акт (ЛНА) и уведомления для всех работников (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, далее — закон об ЭДО). Но учтите, что соглашаться на цифровые документы в большинстве случаев — право, а не обязанность работников.
Чтобы начать подготовку к работе по новым правилам, опросите сотрудников, согласны ли они перейти на цифровые документы. Если откажутся — придется делать двойную работу: оформлять документы в бумажном виде для тех, кто не согласен на цифровой формат, и работать в электронном виде с теми, кто не против.
