РБК Pro —  
это сервис для предпринимателей, руководителей и специалистов, которые хотят меняться и менять бизнес
Материал раздела Основной

Как крупной компании организовать переезд в другой офис

Машину не пустили на территорию бизнес-центра. Мониторы разбились. Стол гендиректора не проходит в дверные проемы. Все эти неприятности случаются при переезде компании в новый офис. Дамир Алеев («Деликатный переезд Северо-Запад») — о том, как их избежать
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock

Почти каждая компания хотя бы раз сталкивалась с необходимостью сменить офис. Самые распространенные причины переезда в последнее время — расширение коллектива, перевод большинства сотрудников на удаленную работу, рост арендной платы, неисправность инженерных систем и плохие соседи. Переезд крупной компании, в штате которой более 100 сотрудников, — сложная задача, требующая основательного подхода. Поэтому подготовку к нему лучше начинать сразу после того, как вы приняли решение, и не позднее чем за месяц до отъезда. Расскажу, как организовать процесс так, чтобы свести время переезда и его влияние на работу компании к минимуму.

Тщательно подготовьтесь

1. Выберите сотрудника, который будет отвечать за переезд.

Это должен быть не секретарь, а специалист, обеспечивающий бесперебойную хозяйственную деятельность офиса, например сотрудник АХО (административно-хозяйственный отдел). В его обязанности будут входить:

  • составление и контроль сметы — в нее нужно включить все предметы, которые вы планируете перевезти;
  • согласование с управляющими бизнес-центров времени и сроков работ, а также возможности пользования лифтами, лестничными пролетами, парковкой;
  • доведение до сотрудников всей необходимой информации;
  • контроль самого процесса переезда;
  • подписание акта выполненных работ.

2. Определите, какие работы нужно будет выполнить.