1. Не зафиксировали, что выдали копию документа сотруднику
Работник может обратиться к вам за выпиской из приказа, справкой или копией любых других документов, которые связаны с его работой (ст. 62 ТК). Выдавайте эти документы под подпись, иначе при проверке не сможете доказать, что работник получил документы в срок. За это организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Зафиксировать факт, что вы выдали документы, которые запрашивал работник, можно несколькими способами. Выбирайте тот, который кажется вам более удобным:
- Попросите работника написать расписку.
- Оставьте себе вторые экземпляры документов, на которых работник сделает отметку о том, что получил документы или их копии.
- Заведите специальный журнал и фиксируйте в нем, какие документы выдали.
Если работник дал разрешение отправить документы по почте, сохраняйте почтовые квитанции: они подтвердят отправку. Отправку документов почтой тоже зафиксируйте в документах, например в журнале. Выдать документы, которые запросил работник, нужно не позднее трех рабочих дней со дня, когда он принес об этом заявление (ст. 62 ТК).
Учтите, что считать нужно только рабочие дни. Нерабочие праздничные и выходные дни в трехдневный срок не входят. Причем день, когда сотрудник написал заявление, в трехдневный срок войдет. Такие разъяснения дают специалисты Роструда.
