Инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот
Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.
Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.
1. Оцените количество и типы документов, участвующих в кадровом делопроизводстве
Составьте полный список документов, создаваемых вашей организацией. Опишите их жизненный цикл и бизнес-процессы, в которых они участвуют. Оцените их объемы. Обратите внимание на объем документов, хранящихся в архиве, а также их регулярный прирост в соответствии с существующими практиками и планами по развитию организации.