РБК Pro —  
это сервис для предпринимателей, руководителей и специалистов, которые хотят меняться и менять бизнес
Материал раздела Основной

Инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

Проекты перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) окупаются за 1–2 года. Это происходит за счет снижения затрат на работу с документами на 40%. Константин Герман и Михаил Данилов (ГК «Ланит») рассказывают, как перейти на КЭДО по шагам
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock

Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.

Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.

1. Оцените количество и типы документов, участвующих в кадровом делопроизводстве

Составьте полный список документов, создаваемых вашей организацией. Опишите их жизненный цикл и бизнес-процессы, в которых они участвуют. Оцените их объемы. Обратите внимание на объем документов, хранящихся в архиве, а также их регулярный прирост в соответствии с существующими практиками и планами по развитию организации.