Электронный документооборот: подводные камни и пошаговая инструкция

Цифровизация Инструкции Atos

Переход на электронный документооборот может облегчить работу, а может стать проблемой. Яна Шабанова, директор департамента бизнес-приложений и платформ компании Atos, разобрала основные ошибки компаний

Очень многие компании уже частично или полностью перешли на ЭДО. Некоторые начали с внешнего документооборота (обмена счетами, актами, договорами). Какие-то компании внедрили внутренний кадровый электронный документооборот и автоматизировали процесс согласования документов.

Но, чтобы полностью осуществить переход на электронный документооборот всех отраслей, необходима законодательная база, которая сейчас только формируется.

Как ЭДО помогает экономить

Усредненные затраты компании на отправку документов заказчикам, контрагентам, между своими офисами — около 1,5 тыс. руб. в день. В некоторых случаях даже больше. На первый взгляд, в масштабах бизнеса это немного, но, если суммировать их для более длительного периода, получается уже довольно крупная сумма. Часто компаниям необходимо пересылать документы дважды в день в течение 22 рабочих дней. Это означает, что нужно тратить на это 66 тыс. руб. в месяц, или 792 тыс. руб. в год. И речь идет только о стандартной пересылке и расходах на логистику.