Как и зачем транспортные компании внедряют электронный документооборот

Цифровизация Инструкции ATI
Директор по развитию «Биржи грузоперевозок ATI.SU» Александр Вильде рассказал, какие преимущества ЭДО дает логистам, почему внедрять такую систему нужно уже сейчас, хотя законодательство еще только разрабатывается, и посоветовал, как правильно это сделать
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock

В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.

Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить:

  • затраты на бумагу и другие канцелярские товары — в десятки раз;
  • время на создание и обработку документов — на 50–70%;
  • расходы на почтовые и курьерские услуги.

ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке:

  • согласование и подписание электронных документов;
  • взаиморасчет. Услуги транспортной компании в основном оплачиваются после того, как клиент получил оригиналы документов на перевозимый груз. Благодаря ЭДО срок оплаты может сократиться до двух недель;
  • исправление ошибок и неточностей в документах.