5 мифов об ЭДО: что мешает бизнесу перейти на электронные документы

Финансы Финансы и бухгалтерия Цифровизация Статьи РБК

Легко ли подделать электронную подпись? Насколько долго, дорого и сложно перевести компанию на электронный документооборот? Нужно ли разбираться в ИТ, чтобы работать с цифровыми документами? Отвечает технический директор сервиса EasyDocs Кирилл Померанцев

Фото: Shutterstock

Миф № 1. Бумажные документы безопаснее электронных

Люди очень любят бумагу. Это культурный феномен. Как и наличные деньги, собственноручно подписанные документы воспринимаются более надежными: их можно подержать в руках и положить в сейф. Но ключевая проблема бумажного документооборота в том, что он уже давно не успевает за скоростью бизнес-процессов. Бумажные документы нужно отправлять с курьерами или по почте, ждать, пока они вернутся, дублировать, если кто-то ошибся. В то же время в системе ЭДО можно создать, подписать и отправить юридически значимый документ за несколько минут.

При условии корректного использования подделать электронную подпись практически невозможно. Если вы пользуетесь usb-токеном, ни при каких обстоятельствах никому его не отдавайте, в том числе главному бухгалтеру. Более удобный вариант — облачная электронная подпись, секретный ключ которой хранится на тех же защищенных серверах, где и данные банковских карт, с использованием тех же средств криптозащиты. Для ее использования нужно только знать пароль.