РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.

Документооборот без бумаги: как поучаствовать в эксперименте

Цифровизация HR Инструкции ЮСТ
С 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года в России проводится эксперимент по использованию электронных кадровых документов без дублирования на бумажном носителе. В нем может принять участие любой работодатель. Что для этого нужно?
Фото: Yuganov Konstantin / Shutterstock
Фото: Yuganov Konstantin / Shutterstock

Зачем это делать?

Переход на электронный кадровый документооборот позволяет работодателю согласовывать и утверждать кадровые документы быстрее. Станет удобнее идентифицировать документы и контролировать их движение. Кроме того, это снижает риски их утраты.

Как стать участником

Общие правила эксперимента описаны в федеральном законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Для участия в нем нужно:

  1. Определить дату начала проведения эксперимента. Работодатель выбирает ее самостоятельно, и приступить к подготовке можно уже сейчас. Но нужно учитывать, что не менее чем за месяц до начала эксперимента о нем потребуется уведомить работников.
  2. Сформировать список подразделений и работников, участвующих в эксперименте. К нему не допускаются дистанционные работники и работники, временно направляемые по договорам о предоставлении труда.
  3. Определить перечень документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент. Можно выбрать те документы, письменная форма которых предусмотрена действующим трудовым законодательством. Это могут быть, например:
  • заявления;
  • трудовые договоры и соглашения об изменении их условий;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу и о прекращении трудового договора;
  • локальные нормативные акты;
  • графики отпусков и сменности;
  • договоры о материальной ответственности.

Эксперимент не распространяется на бумажные и электронные трудовые книжки. Конечный перечень документов на выбор будет предложен в положении о порядке проведения эксперимента, которое пока разрабатывает Минтруд. Сейчас оно находится на стадии общественного обсуждения и антикоррупционной экспертизы. С положением можно ознакомиться здесь.