Документооборот без бумаги: как поучаствовать в эксперименте
С 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года в России проводится эксперимент по использованию электронных кадровых документов без дублирования на бумажном носителе. В нем может принять участие любой работодатель. Что для этого нужно?
Зачем это делать?
Переход на электронный кадровый документооборот позволяет работодателю согласовывать и утверждать кадровые документы быстрее. Станет удобнее идентифицировать документы и контролировать их движение. Кроме того, это снижает риски их утраты.
Как стать участником
Общие правила эксперимента описаны в федеральном законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Для участия в нем нужно:
- Определить дату начала проведения эксперимента. Работодатель выбирает ее самостоятельно, и приступить к подготовке можно уже сейчас. Но нужно учитывать, что не менее чем за месяц до начала эксперимента о нем потребуется уведомить работников.
- Сформировать список подразделений и работников, участвующих в эксперименте. К нему не допускаются дистанционные работники и работники, временно направляемые по договорам о предоставлении труда.
- Определить перечень документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент. Можно выбрать те документы, письменная форма которых предусмотрена действующим трудовым законодательством. Это могут быть, например:
- заявления;
- трудовые договоры и соглашения об изменении их условий;
- приказы (распоряжения) о приеме на работу и о прекращении трудового договора;
- локальные нормативные акты;
- графики отпусков и сменности;
- договоры о материальной ответственности.
Эксперимент не распространяется на бумажные и электронные трудовые книжки. Конечный перечень документов на выбор будет предложен в положении о порядке проведения эксперимента, которое пока разрабатывает Минтруд. Сейчас оно находится на стадии общественного обсуждения и антикоррупционной экспертизы. С положением можно ознакомиться здесь.