Как организовать удаленную работу: восемь уроков Китая — часть II

HR Менеджмент Статьи McKinsey

Будучи базой для ряда крупнейших мировых фирм, Китай преподносит восемь уроков тем, кто только начинает переход на удаленную работу. McKinsey предлагает бизнесу учиться на этих уроках. «РБК Pro» публикует их в двух частях

Фото: Tingshu Wang / Reuters

В первой части статьи об опыте Китая в организации удаленной работы сотрудников эксперты McKinsey рассказали, как управлять командой на расстоянии, сделать так, чтобы сотрудники не чувствовали себя изолированными и незащищенными, и подстроить распорядок работы под новые реалии.

Вторая часть статьи посвящена укреплению механизмов коммуникации членов команды, технологиям для удаленной работы и обеспечения безопасности бизнеса и формированию нового менталитета сотрудников, ориентированного на тестирование и обучение.

1. Укрепление механизмов коммуникации

Неэффективная коммуникация становится одной из основных причин того, почему удаленные офисы оказываются непроизводительными.

Методы взаимодействия сотрудников необходимо кардинально пересмотреть, используя весь арсенал каналов и инструментов. Достичь нужного результата нелегко, и для этого придется экспериментировать.

Большое значение имеет выбор правильного канала.

Видеоконференции отлично подходят для обсуждения сложных вопросов в режиме реального времени и формирования чувства общности. Однако их использование требует скоординированных и целенаправленных действий всех участников.
Программное обеспечение для взаимодействия в чате удобно применять для быстрой синхронизации или ответов на простые вопросы.
Электронная почта помогает фиксировать результаты более официальной коммуникации.
Инструменты управления портфелем запланированных работ можно использовать для отслеживания задач и процессов.

Из опыта по удаленной работе с клиентами McKinsey знает, насколько эффективными могут быть видеоконференции, если следовать нескольким простым правилам.

Прежде всего необходимо составить четкую повестку дня и назначить координатора, чтобы обсуждение велось в нужном русле.
На протяжении всего совещания важно следить, чтобы видеокамера была включена — для укрепления связей и фиксации невербальных сигналов.
Если домашний офис плохо выглядит на камере, большинство программ для видео-конференц-связи позволяют поставить виртуальный или расплывчатый фон.
Для совместного решения проблем особенно полезно использовать общий экран или виртуальную интерактивную доску. Так вы сможете совместно редактировать документы.

Многие рабочие группы считают целесообразным создавать каналы для коммуникации в режиме реального времени — например, на платформах:

DingTalk;
WeChat;
Microsoft Teams;
Slack.

При этом действует простое правило: если сложный вопрос требует личного обсуждения, нужно подключаться к видеоконференции. Однако постоянное переключение между сообщениями, задачами и проектами сильно снижает производительность. Членам рабочей группы в каждом отдельном случае нужно понимать, насколько быстро они должны реагировать на сообщения: срочный это вопрос или он может подождать? Иногда отключить уведомления и сосредоточиться на решении только одной задачи — это лучший способ сделать работу эффективной.

Вывод: выбор правильного канала очень важен для достижения нужного результата. Если постоянно перебрасывать сотрудников с одного вопроса на другой, они будут вынуждены прерывать нормальный рабочий процесс и их производительность будет снижаться.