Как организовать удаленную работу: восемь уроков Китая — часть II
В первой части статьи об опыте Китая в организации удаленной работы сотрудников эксперты McKinsey рассказали, как управлять командой на расстоянии, сделать так, чтобы сотрудники не чувствовали себя изолированными и незащищенными, и подстроить распорядок работы под новые реалии.
Вторая часть статьи посвящена укреплению механизмов коммуникации членов команды, технологиям для удаленной работы и обеспечения безопасности бизнеса и формированию нового менталитета сотрудников, ориентированного на тестирование и обучение.
1. Укрепление механизмов коммуникации
Неэффективная коммуникация становится одной из основных причин того, почему удаленные офисы оказываются непроизводительными.
Методы взаимодействия сотрудников необходимо кардинально пересмотреть, используя весь арсенал каналов и инструментов. Достичь нужного результата нелегко, и для этого придется экспериментировать.
Большое значение имеет выбор правильного канала.
- Видеоконференции отлично подходят для обсуждения сложных вопросов в режиме реального времени и формирования чувства общности. Однако их использование требует скоординированных и целенаправленных действий всех участников.
- Программное обеспечение для взаимодействия в чате удобно применять для быстрой синхронизации или ответов на простые вопросы.
- Электронная почта помогает фиксировать результаты более официальной коммуникации.
- Инструменты управления портфелем запланированных работ можно использовать для отслеживания задач и процессов.
Из опыта по удаленной работе с клиентами McKinsey знает, насколько эффективными могут быть видеоконференции, если следовать нескольким простым правилам.
- Прежде всего необходимо составить четкую повестку дня и назначить координатора, чтобы обсуждение велось в нужном русле.
- На протяжении всего совещания важно следить, чтобы видеокамера была включена — для укрепления связей и фиксации невербальных сигналов.
- Если домашний офис плохо выглядит на камере, большинство программ для видео-конференц-связи позволяют поставить виртуальный или расплывчатый фон.
- Для совместного решения проблем особенно полезно использовать общий экран или виртуальную интерактивную доску. Так вы сможете совместно редактировать документы.
Многие рабочие группы считают целесообразным создавать каналы для коммуникации в режиме реального времени — например, на платформах:
- DingTalk;
- WeChat;
- Microsoft Teams;
- Slack.
При этом действует простое правило: если сложный вопрос требует личного обсуждения, нужно подключаться к видеоконференции. Однако постоянное переключение между сообщениями, задачами и проектами сильно снижает производительность. Членам рабочей группы в каждом отдельном случае нужно понимать, насколько быстро они должны реагировать на сообщения: срочный это вопрос или он может подождать? Иногда отключить уведомления и сосредоточиться на решении только одной задачи — это лучший способ сделать работу эффективной.
Вывод: выбор правильного канала очень важен для достижения нужного результата. Если постоянно перебрасывать сотрудников с одного вопроса на другой, они будут вынуждены прерывать нормальный рабочий процесс и их производительность будет снижаться.