При работе с госсектором бизнес не только получает выгоду, но и берет на себя определенные риски. Среди возможных негативных последствий этой работы — проверки, задержки с оплатами, перспектива попадания в реестр недобросовестных поставщиков. Еще один камень преткновения — отчетность. Отчетность по госконтрактам хранится неограниченное количество времени и проходит проверку во многих инстанциях.
При закупках для федеральных нужд аудит отчетности по госконтрактам (44-ФЗ) проводят:
- Федеральная антимонопольная служба (ФАС),
- Федеральное казначейство,
- Счетная палата,
- Генеральная прокуратура,
- вышестоящие органы и иные организации.
В ходе всех этих проверок может быть проанализирован не только отчет исполнителя по госконтракту, но и вся официальная переписка.
Проверяющие органы используют отчетность, чтобы определить, насколько затраты госзаказчика и полученный результат соответствуют цели закупки. Задача заказчика — обосновать эффективность расходования бюджетных средств, задача исполнителя — сдать идеальную отчетность, которая пройдет любую проверку.
Кроме того, если с коммерческим контрагентом можно договориться и сдать ему отчеты на пару дней позже дедлайна, то с государственным клиентом совсем иная история — необходимо строго соблюдать сроки, регистрируя каждое действие. Как ничего не упустить, чтобы к документам не возникло вопросов и проект был закрыт правильно?
Рассмотрю примеры из сферы информационных технологий, в которой работаю. Однако они будут полезны для любой проектной команды в любых договорных отношениях.
Совет № 1. Сделайте отчетность зоной ответственности руководителя проекта
Обычно подготовкой документов в компаниях занимаются аналитики, технические писатели, программисты и юристы. Задача руководителя проекта — организовать их работу и пропустить всю информацию через себя. В его голове должны уживаться две сущности. Это требования технического задания и пожелания заказчика, которые в процессе исполнения госконтракта могут стать диаметрально противоположными.
Руководитель проекта должен по ходу принимать решения, как сохранить баланс между желаемым продуктом и требованиями технического задания. Так, чтобы у заказчика и контролирующих органов не возникло вопросов к выполненным работам.
