РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно

Пять советов и один чек-лист: как составить отчетность по госконтракту

Госзаказ Инструкции РБК
Контракты с органами власти — хороший улов для любого бизнеса. Многие хотят работать с госсектором, но боятся. Среди причин — сложные требования к отчетности, пишет Людмила Богатырева, руководитель департамента цифровых решений агентства «Полилог»
Фото:Сергей Бобылев / ТАСС
Фото: Сергей Бобылев / ТАСС

При работе с госсектором бизнес не только получает выгоду, но и берет на себя определенные риски. Среди возможных негативных последствий этой работы — проверки, задержки с оплатами, перспектива попадания в реестр недобросовестных поставщиков. Еще один камень преткновения — отчетность. Отчетность по госконтрактам хранится неограниченное количество времени и проходит проверку во многих инстанциях.

При закупках для федеральных нужд аудит отчетности по госконтрактам (44-ФЗ) проводят:

  • Федеральная антимонопольная служба (ФАС),
  • Федеральное казначейство,
  • Счетная палата,
  • Генеральная прокуратура,
  • вышестоящие органы и иные организации.

В ходе всех этих проверок может быть проанализирован не только отчет исполнителя по госконтракту, но и вся официальная переписка.

Проверяющие органы используют отчетность, чтобы определить, насколько затраты госзаказчика и полученный результат соответствуют цели закупки. Задача заказчика — обосновать эффективность расходования бюджетных средств, задача исполнителя — сдать идеальную отчетность, которая пройдет любую проверку.

Кроме того, если с коммерческим контрагентом можно договориться и сдать ему отчеты на пару дней позже дедлайна, то с государственным клиентом совсем иная история — необходимо строго соблюдать сроки, регистрируя каждое действие. Как ничего не упустить, чтобы к документам не возникло вопросов и проект был закрыт правильно?

Рассмотрю примеры из сферы информационных технологий, в которой работаю. Однако они будут полезны для любой проектной команды в любых договорных отношениях.

Совет № 1. Сделайте отчетность зоной ответственности руководителя проекта

Обычно подготовкой документов в компаниях занимаются аналитики, технические писатели, программисты и юристы. Задача руководителя проекта — организовать их работу и пропустить всю информацию через себя. В его голове должны уживаться две сущности. Это требования технического задания и пожелания заказчика, которые в процессе исполнения госконтракта могут стать диаметрально противоположными.

Руководитель проекта должен по ходу принимать решения, как сохранить баланс между желаемым продуктом и требованиями технического задания. Так, чтобы у заказчика и контролирующих органов не возникло вопросов к выполненным работам.