РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно

Как искусственный интеллект избавит нас от бумажной волокиты

Цифровизация Финансы и бухгалтерия Прогнозы РБК
В будущем ИИ избавит компании от бумажной волокиты — станет сам определять тип документа, понимать команды голосом и подсказывать, какие отделы простаивают, пишет Мариам Аманбекова, директор департамента развития компании Documentolog
Фото:Laika Notebooks / Unsplash
Фото: Laika Notebooks / Unsplash

Бизнес-процессы стремительно трансформируются: руководителю компании давно не обязательно находиться в офисе, чтобы эффективно решать текущие вопросы и вырабатывать стратегии. Напротив, чтобы оставаться конкурентоспособным, ему нужно быть мобильным и не замыкать все процессы на себе. А значит, нужны инструменты, которые позволят собрать вместе нужных людей и помогать им соблюдать «порядок» на своем виртуальном рабочем месте.

Все больше компаний используют специальные системы электронного документооборота (ЭДО). В них взаимодействуют сотрудники, оформляются внутренние документы, а иногда и взаимоотношения с контрагентами.

В последние месяцы в России разговоры про ЭДО активно идут и на государственном уровне. Тем не менее пока в рейтинге конкурентоспособности в сфере электронного правительства Россия находится на 33-м месте в мире, а в рейтинге цифровой конкурентоспособности — на 43-м (из 63 мест).

Как электронный документооборот развивается в мире

Как правило, развитие ЭДО в той или иной стране напрямую зависит от государственной политики. Например, одно из самых перспективных и удобных направлений цифровизации — выставление электронных счетов — наиболее развито в США, Норвегии, Дании, Финляндии, а также Коста-Рике, Бразилии, Мексике Перу и Чили. В этих странах переход на электронные счета лоббировали налоговые органы. Примечательно, что именно страны Латинской Америки, а не США и Европа стали пионерами в области. Электронные счета там не просто широко применяются, но являются обязательными. В Северной Европе цифровизация тоже началась с госструктур, а частный бизнес довольно быстро под нее подстроился.

В США Национальное управление архивов и документации (NARA) заявило, что с 2023 года не будет принимать бумажные документы постоянного срока хранения. Чтобы перейти в «цифру», ведомство обещает выстроить прозрачную для пользователей ИТ-инфраструктуру с использованием искусственного интеллекта и машинного обучения.

По итогам 2019 года эксперты TAdviser оценили объем российского рынка ЭДО/ЕСМ-систем (системы управления корпоративным контентом) в 52 млрд руб. — это на 7% выше показателя 2018 года.

Как и любой сегмент рынка, электронный документооборот развивается скачкообразно и нелинейно. Есть сферы, в которых почти все действия автоматизированы, например подача отчетности в госорганы. Единая система межведомственного электронного взаимодействия органов власти сегодня обрабатывает до 20 млрд документов в год. Но, например, электронные счета-фактуры и сопутствующие им документы, без которых не обходится ни один вид предпринимательства, только начинают переходить в электронный вид.

Заказчики ждут от систем ЭДО не просто оцифровки и упорядочения документации, но и помощи в выстраивании эффективных процессов в компании. Как системы электронного документооборота превращаются в электронных помощников и что будут уметь?