Какие досадные ошибки допускают компании при переезде в новый офис

Недвижимость Офисы Закупки Дизайн Менеджмент Инструкции РБК

Переезд в новый офис многие компании воспринимают как подготовку к празднику. К сожалению, реальность сложнее и прозаичнее. Как избежать распространенных ошибок, рассказывает архитектор Юлия Романовская, глава компании Um Architects и аудитор DGNB

Фото: Tetsuya Tomomatsu / Unsplash

Нередко компании принимают решение о переезде и начинают его заранее, за год-два, предполагая, что им через это время потребуется определенное количество новых людей с учетом роста компании или, напротив, из-за сжатия будет нужно более компактное помещение.

Переезд в новый офис — значимое событие в жизни любой организации. Руководители решают, где он будет находиться, какая нужна площадь, чтобы на ней можно было разместить все необходимое. Как правило, приглашают дизайнера интерьера, который рисует для владельца «веселые картинки»: от них становится тепло и спокойно на душе, потому что видно, что поместятся все и в максимальном комфорте.

Но зачастую реальность оказывается намного прозаичнее красивых грез коллектива о новом офисе.

Ошибка № 1. Пригласить мебельщиков вместо архитекторов

Когда компании только принимают решение о переезде, очень немногие начинают свой путь правильно. Дело в сложившейся традиции. Осознав, что через какое-то время организации потребуется новый офис, руководители обращаются к брокерам по недвижимости, которые начинают поиск офиса. Это первая ошибка, которая может стать роковой. Ведь брокер довольно условно может определить количество и качество необходимых площадей, это в принципе не его профессиональная задача.

Для того чтобы сделать расчет, какое количество квадратных метров будет в новом офисе, сейчас принято привлекать мебельные компании, которые делают варианты тестовой планировки (Test Fit) для предлагаемых площадок. Но проблема в том, что в 90% случаев и оно не учитывает массу важных параметров. Фактически просто ставится задача: вместить требуемое количество человек в максимально выгодную для брокера площадку. На этом этапе никто не озадачивается проверкой, соответствуют ли, например, инженерные мощности потребностям клиента. Проще говоря, хватит ли воздуха, электричества и т.п.

Подобрав новый офис, клиент выбирает компанию, занимающуюся проектным менеджментом (PM-компания), которая должна подготовить его для новых «жильцов». Она объявляет тендеры на дизайн и проектирование, выбирает подрядчиков и поставщиков, а также контролирует сроки и качество проведения работ. Но если изначально потребности компании были определены неправильно, то именно в этот момент «что-то пойдет не так». Например, проектировщики выяснят, что инженерных мощностей не хватает, что не учтены пожарные или сантехнические нормативы, и нужно либо серьезно увеличивать бюджет, либо начинать экономить на материалах и мебели. Цена этого всегда очень высока.

Ошибка № 2. Допустить к работе лоббистов

Правильный выбор PM-компании тоже важная задача. Именно она должна организовывать дальнейший процесс, в том числе подбирать проектную команду. Но пойдя по такому пути, заказчик, который собирается переезжать в новый офис, может столкнуться с лоббированием определенных подрядчиков. Хотя бы потому, что все мы люди, которым с кем-то удобно, комфортно и выгодно работать, а с кем-то — нет. Да и рынок поделен довольно жестко.