Наталья Баранова

Надежный тыл: какие KPI поставить бухгалтерам, юристам и кадровикам

Финансы Менеджмент Финансы и бухгалтерия Инструкции РБК
С проблемой выстраивания KPI для сотрудников бэк-офиса сталкиваются многие компании. Очевидно, что деятельность каждого сотрудника влияет на достижение целей бизнеса, остается вопрос — как? Как определить KPI и сложить их в формулу мотивации?

Слагаемые формулы мотивации

1. Соблюдение сроков, установленных соглашением об условиях обслуживания (SLA)

Деятельность юриста, кадровика, бухгалтера — это регулярные, повторяющиеся процессы, сопровождающие основной операционный цикл в компании. Поэтому до определения KPI необходимо согласовать с бизнес-подразделениями условия этого сопровождения. Например, то, в какие сроки юрист должен разработать договор, бухгалтер — выставить документы для клиентов, а кадровик — представить приказ на отпуск. Наличие в компании SLA для обслуживающих подразделений — первый признак того, что бэк-офис осознает свое влияние на результаты работы компании и принимает ответственность. Масштабность SLA, конечно, зависит от:

  • размера компании,
  • направления ее деятельности,
  • уровня автоматизации процессов,
  • требований внешней среды и т.д.

Очевидно, что у сотрудников с разным функционалом, даже работающих в одном подразделении, должны быть свои обязательства по SLA.

Бухгалтер, который обрабатывает кассовые документы, должен иметь иную мотивационную формулу, чем бухгалтер, который рассчитывает зарплату. Тем не менее, соблюдение сроков, установленных SLA, станет первым элементом в формуле мотивации.

2. Соблюдение внутренних регламентов и требований

Второй элемент для сотрудников бэк-офиса — соблюдение внутренних регламентов и требований. Сюда же можно отнести требования, которые вытекают из законодательных норм — по предоставлению внешней отчетности, ответов на запросы госорганов, соблюдению комплаенс-процедур и т.д. Чаще всего эта деятельность не востребована смежными подразделениями компании, поэтому через SLA ее оценить невозможно. Однако она необходима для обеспечения безопасности бизнеса и в конечном итоге повышения его эффективности.

В крупных компаниях, где уровень регламентации внутренних бизнес-процессов высок, сформулировать эти показатели не составит труда. В небольших компаниях можно ограничить этот элемент соблюдением законодательных требований и предоставлением отчета руководству.

Оценка качества работы бэк-офиса до сих пор остается сложной задачей. В небольших компаниях, где всеми поддерживающими подразделениями управляет один человек, чаще всего главный бухгалтер, прямая и быстрая обратная связь отсутствует. В лучшем случае об ошибках бухгалтера или кадровика становится известно по истечении нескольких месяцев из отчета аудитора. А в худшем — когда проходят проверка или суд, и компания несет потери в виде штрафов и пени. Тем не менее, оценить качество работы как минимум руководителей служб бэк-офиса можно, к примеру, с помощью годовых KPI. Если нет возможности выставлять оценку чаще.

В крупных компаниях системы внутреннего контроля отлажены так, что подразделение, принимающее работу, само контролирует ее результаты и может быстро дать информацию об ошибках.

  • Экономисты, составляющие управленческую отчетность, контролируют, проставила ли бухгалтерия правильные метрики для целей управленческой отчетности (статьи затрат, Центр финансовой ответственности, статьи движения денежных средств).
  • Бухгалтерия контролирует, не сделал ли отдел кадров ошибки в документах, на основании которых ведется начисление зарплат и налогов.
  • Кроме того, ошибки сотрудников часто замечает их непосредственный руководитель.

Если ваша система контроля позволяет оперативно выявлять ошибки сотрудников, то в систему KPI можно включить фактор отсутствия таких ошибок.

Kакие KPI поставить рядовому сотруднику бэк-офиса

При этом в мотивационную формулу для рядового сотрудника не стоит вводить фактор эффективности — то есть задачу сделать больше при меньших издержках, в нашем случае за меньшее время.

Для рядовых сотрудников бэк-офиса нельзя вводить количественные показатели (число обработанных документов, сделанных проводок, напечатанных договоров и т.д.) в единицу времени. Это неизбежно ухудшит качество работы сотрудников, что при неидеальных системах контроля сильно увеличит риски компании.

Какие KPI поставить руководителям подразделений

Информация о нормах выработки на одного сотрудника для компании будет чрезвычайно полезна при планировании численности сотрудников. И уже у руководителей подразделений бэк-офиса (главный бухгалтер, начальник отдела кадров, старший юрист и т.д.) появляется задача так спланировать численность своих сотрудников, чтобы с учетом нормы выработки и условий SLA подразделение могло функционировать должным образом и при этом повышать свою эффективность. Критерий эффективности, таким образом, появляется в мотивационной формуле руководителя подразделения.

Предложенная модель позволит работодателю:

— оценить деятельность бэк-офиса;

— выделить ключевые точки в каждом обслуживающем процессе и поставить цели в области качества этих процессов;

— связать деятельность бэк-офиса с задачами других подразделений компании;

— выделить KPI для любого периода (месяц, квартал, год);

— дифференцировать KPI для любого сотрудника, группы сотрудников, руководителя подразделения;

— обеспечить простоту подсчета показателей.

Предложенная модель позволит сотруднику:

— видеть и осознавать ключевые точки своей деятельности,

— быть включенным в достижение общего результата по компании;

— понимать, как и кем контролируется его деятельность;

— понимать уровень личного влияния на собственное вознаграждение.