Выше, быстрее, сильнее: Bain переосмысляет ERP-стратегии

Разработка ПО IT Статьи Bain & Company
Oracle и SAP заявили, что прекратят стандартную поддержку более старых версий своих ERP-систем в ближайшие несколько лет. Bain & Сompany рассказывает, как предприятиям начать модернизировать системы планирования ресурсов
Фото: Daniel Acker / Bloomberg
Фото: Daniel Acker / Bloomberg

ERP-системы нового поколения

Системы планирования ресурсов предприятия, или ERP-системы, помогают многим компаниям управлять различными функциями — от цепочек поставок до человеческих ресурсов и финансов. Однако со временем ERP-системы превратились в сложные негибкие структуры, потенциально ограничивающие преимущества цифровизации.

Ведущие компании находят возможность использовать естественный цикл обновления ERP-систем, чтобы полностью переосмыслить свою стратегию в их отношении. Они сводят ядро ERP к ограниченному набору стандартных функций, которые связаны с функциональными и специализированными отраслевыми приложениями, размещенными в «облаке».

ERP-системы управляют основными операционными бизнес-процессами:

  • материально-технические ресурсы: управление уровнем запасов, потребностью в МТР и базой данных вендоров,
  • производство и сборка: помощь при планировании, составлении графиков и прогнозировании производства и потребностей в МТР,
  • продажи и дистрибуция: обеспечение прозрачности заказов от клиентов и потребностей системы дистрибуции,
  • бухгалтерский учет: управление процессами бэк-офиса, отслеживание транзакций и обеспечение финансовой отчетности.

В современной архитектуре ядро ERP-системы чаще небольшое, и оно работает с опорой на лучшие сторонние SaaS-решения. Большинство ERP-систем работает локально или в частном «облаке», которое позволяет своевременно обновлять систему и использовать ИТ-решения (машинное обучение, интернет вещей, аналитика данных). ERP-системы нового поколения будут не только обеспечивать эффективность работы, но и давать инсайты и прогнозы.

Большинству компаний нужны гибкие системы, позволяющие быстро реагировать на потребности клиентов и новые возможности. ERP-системы следующего поколения будут, скорее всего, обладать меньшим ядром критичных бизнес-процессов (например, управление транзакциями и отслеживание) и будут связаны с более специфичными функциональными и отраслевыми облачными и сторонними решениями, например Workday — для управления персоналом и Salesforce.com — для управления отношениями с клиентами. Поддерживая связь со старыми системами, обеспечивающими работу компании, и используя гибкие микросервисы, обновленные ERP-системы смогут обеспечить компаниям конкурентное преимущество.

Подумайте, прежде чем делать

Прежде чем приступить к модернизации ERP-систем, компаниям необходимо ответить на несколько вопросов о необходимости изменений, гибкости ПО и стоимости владения, включая затраты на внедрение, лицензию и обслуживание.

Создавать или покупать?

Некоторые компании считают, что конкурентное преимущество заключается в разработке собственного ERP-решения, как сделали уже Amazon и Tesla. Этот вариант стоит дорого, но позволяет кастомизировать систему под нужды бизнеса и не зависеть от внешних вендоров. Для большинства компаний подойдет вариант с покупкой готовой ERP-системы и инвестицией в некоторый уровень кастомизации и сторонние решения, предназначенные для конкретных функций или отраслей.

Быть первым или выждать?

Как правило, первопроходцами становятся игроки поменьше. Они могут таким образом получить конкурентные преимущества от использования технологий, разрабатывая системы вместе с ERP-вендорами или отраслевые решения со сторонними вендорами. Однако это требует от первопроходцев терпения и способности работать с вендором над улучшением системы. Компании покрупнее скорее станут ранними последователями, оставляя исправление недостатков другим и инвестируя в более готовый к употреблению продукт. Это эффективнее с точки зрения затрат, но может привести к отставанию от первопроходцев.

Обновление или рационализация?

Компании, где ERP-системы — это результат расширения бизнеса через M&A, могут пойти по более простому пути — технически модернизировать ERP-систему, но сохранить ее сложную архитектуру. Однако большинству организаций выгоднее объединить множество систем. Это может оказаться дороже и на некоторое время нарушить течение процессов, но в долгосрочной перспективе компания от этого выиграет — снизит затраты на обслуживание, повысит качество данных и получит интегрированную отчетность по всему бизнесу. Так или иначе этот переход придется совершить каждой компании.

Фото: Василий Кузьмиченок / ТАСС
Фото: Василий Кузьмиченок / ТАСС

Развивать имеющееся или начать с нуля?

Развитие существующей системы дешевле и меньше нарушает ход работы. Этот вариант подходит более простым системам, требующим минимальных изменений. Создание ERP-системы с нуля — вариант для компаний со сложными или кастомизированными процессами, которым пойдет на пользу полное изменение. Многие руководители воспринимают это как возможность инвестировать в более гибкую и адаптивную систему. Решение также зависит от того, насколько бизнес зависит от ERP-системы.

Локальная или облачная система?

Хотя всем компаниям следует постепенно переводить операционные системы в «облако», многие уже серьезно инвестировали в существующее локальное лицензионное программное обеспечение и имеют не одно приложение, поэтому переход на облачные решения займет много времени. К тому же некоторые приложения выполняют свои задачи в фоновом режиме, и поэтому должны оставаться локальными. В данном случае ERP-вендорам следует предлагать решения, поощряющие переход в «облако». Например, клиентам проще перенести туда большую часть работы, если находящиеся в «облаке» ERP-системы связаны с другими облачными приложениями и источниками данных. Команды руководителей должны принимать решения о хостинге в рамках общей для компании ERP-стратегии.

ERP-система как инструмент повышения эффективности

Опыт руководителей, которые уже модернизировали ERP-системы и трансформировали свои организации, показывает, что это дает доступ к данным, помогает более эффективно использовать ресурсы и сократить операционные расходы.

Например, промышленная компания с глобальной сетью предприятий хотела повысить свою эффективность за счет трансформации управления финансовыми транзакциями. Компания улучшила связи между основной ERP-системой и новыми источниками данных, внутренними и внешними, чтобы получить более точные инсайты и принять более взвешенное решение. Побочным положительным эффектом стало то, что благодаря улучшению доступа системы к автоматическим потокам данных компания значительно сократила время на сбор данных. Это высвободило ресурсы, используемые для анализа данных, и повысило уровень финансовой аналитики в организации.

Крупная международная финансовая организация, работающая в сфере розничных и корпоративных банковских услуг, внедрила комплекс технологий, который обеспечивал процессы во всех банковских подразделениях. Основная ERP-среда обеспечила единый подход к аналитике данных, клиентскому опыту и управлению технологиями. Это позволило отдельным бизнес-единицам быстро реализовать новые услуги и функционал для клиентов. Модернизация основного комплекса технологий с открытым и гибким ядром ERP-системы при одновременной консолидации и рационализации количества систем помогла сократить затраты и улучшить клиентский опыт за счет использования согласованных и полных данных и продвинутой аналитики.

Переход неизбежен

В ближайшие несколько лет Oracle и SAP будут постепенно прекращать стандартную поддержку более старых версий своих систем планирования ресурсов предприятий. Это подталкивает руководителей пересмотреть стратегии своих ERP-программ. Негибкие и монолитные ERP-системы — результат многих лет кастомизации и M&A, когда разные системы из приобретенных компаний приходилось приспосабливать друг к другу, — помогают управлять организациями, но тормозят развитие более гибких способов работы и внедрение цифровых и облачных решений. Продуманные стратегии помогают руководителям снижать риски, связанные с внедрением ERP-платформы и ее интеграцией в другие приложениями и операционную деятельность.

  1. Основное препятствие на пути улучшения ERP-систем — разочарование в предыдущих попытках модернизации. Руководители часто сомневаются, стоит ли инвестировать время и ресурсы в обновление ERP-систем, если это не гарантирует успеха. Создайте привлекательный с точки зрения денежных и неденежных факторов бизнес-кейс, который продемонстрирует, что новая ERP-система — это потребность бизнеса, а не навязанное желание ИТ-отдела.
  2. Ни одна платформа не сможет полностью обеспечивать все бизнес-процессы. Изучайте лучшие практики в технологической отрасли и то, как их можно адаптировать к внутренних процессам компании, вместо того чтобы менять работу бизнеса для их обслуживания.
  3. Обновление ERP-системы должно оцениваться как бизнес-инициатива с активным участием СЕО и вовлечением всех бизнесов организации. Переводите на новые рельсы в первую очередь наиболее приоритетные для бизнеса элементы, создающие максимальную ценность, с учетом потенциальных рисков и преимуществ, связанных с интеграцией.