РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
Иван Дубровин

Пережиток прошлого: почему годовые бюджеты тормозят ваш бизнес

Менеджмент IT Статьи РБК
Современные компании делают ставку на прорывные решения — искусственный интеллект, big data, чат-боты. При этом инновации в менеджменте многих до сих пор пугают. Одна из таких инноваций — отказ от устаревшего понятия «годовой бюджет»

Мы идем в цифровую экономику с процессами управления, которым десятки и даже сотни лет. Между тем они могут свести к нулю все попытки быстрого роста компании. Один из моментов, который может не давать вашей компании развиваться, — годовое бюджетирование.

Классический процесс годового бюджетирования придумали в 20-х годах прошлого века, на тот момент это было оправданным и эффективным инструментом для управления промышленными предприятиями. В современных реалиях годовые бюджеты могут серьезно тормозить развитие бизнеса. Почему?

Вы тратите много времени и денег

Подготовка годового бюджета требует много времени и усилий, но при этом мало каким компаниям удается полностью его придерживаться. Даже власти страны за год неоднократно пересматривают бюджет, а сколько раз в году приходится встречаться вашим топ-менеджерам для внесения корректив?

Попробуйте перевести время, которое руководство тратит на разработку, согласование и периодические корректировки бюджета, в деньги. Чаще всего оказывается, что обсуждение изменений годового бюджета стоит в разы дороже, чем сами эти изменения.

К примеру, нужно внести новую статью расходов в 300 тыс. руб., чтобы команда смогла нанять подрядчика для выполнения важной новой задачи, а обсуждается эта корректировка месяц. В переводе на зарплату менеджеров это может стоить около 1 млн руб. Но об этой стороне годовых бюджетов никто обычно не задумывается.

Вы не успеваете за изменениями рынка

Сегодня прогрессивные компании начинают вводить agile-команды — всем хочется быть гибкими, обгонять конкурентов и быстро выводить на рынок новые инновационные продукты и технологии. Но если в вашей компании принято классическое годовое бюджетирование с детальным обоснованием всех трат, для agile-команд это может стать реальной проблемой.

Что нужно знать при составлении годового бюджета

При составлении годового бюджета нужно заранее:

  • составить список проектов, которые вы планируете запустить в следующем году,
  • обосновать необходимость трат на них,
  • детально подсчитать расходы,
  • иногда даже оценить количество командировок.

При agile-подходе сделать это невозможно: гибкость подразумевает большую степень неопределенности. Спринты, которыми работают команды, длятся максимум несколько недель. Курс и задачи команды могут кардинально измениться на основании обратной связи, получаемой от клиентов. Поэтому команда может дать примерные оценки затрат на следующий год, но это все через месяц может радикально измениться.

Сегодня команда и заказчики считают, что нужно делать сайт, а через месяц, когда годовой бюджет уже согласован и утвержден, разработчики покажут первую версию сайта клиентам и поймут, что на самом деле более удобным решением будет чат-бот, для создания которого придется нанимать подрядчика. Но жесткий финансовый контроль уже работает, любые изменения нужно вносить на совете директоров, который соберется в следующем квартале. До этого приходится сидеть и ждать, а между тем рынок не стоит на месте, и конкуренты вполне могут воплотить ваши идеи в жизнь.

В общем, вывод один: в наше время, когда рынок так быстро меняется, годовые бюджеты перестают быть актуальными. Вместо того, чтобы пересматривать бюджет несколько раз в год, иногда разумнее просто от него отказаться.

А что взамен