РБК Pro —  
информационный сервис для предпринимателей и управленцев. Первый месяц — бесплатно
РБК Pro
— сервис для вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь и получите доступ ко всем материалам. Первые 30 дней бесплатно.
Сергей Хомяков

Инструкция для руководителя: как управлять удаленными сотрудниками

Менеджмент Инструкции РБК
Популярность удаленной работы растет, и многие руководители хотят внедрить этот формат у себя в компаниях. Но боятся, что не смогут контролировать рабочие процессы. Можно начать с малого — прочитать эти советы

Совет № 1. Переходите к удаленной работе постепенно

Управление удаленной командой требует совершенного другого уровня доверия к своим сотрудникам. Если вы привыкли, что коллеги постоянно находятся в офисе, то для вас, скорее всего, станет большим стрессом, если перестанете их там видеть.

Отнеситесь с любовью к себе и подчиненным и перестраивайте процесс работы постепенно. Например, выберите один день на неделе, когда сотрудники могут по желанию работать из дома.

Эксперимент Стэнфордского университета показал, что продуктивность сотрудников, которым предоставили возможность работать откуда угодно, выросла на 17%. Тем не менее по окончании эксперимента половина из них предпочли вернуться в офис. Скорее всего, вы только выиграете, если разрешите сотрудникам иногда работать удаленно, — и располóжите к себе, и без рисков для проекта проверите, насколько они дисциплинированны.

Главное — сразу предупредить подчиненных, что дни недели для работы вне офиса не накапливаются, иначе однажды к вам может подойти сотрудник и попросить месяц поработать из дома в счет того, что ранее он такой возможностью не пользовался.

Совет № 2. Обеспечьте подчиненных всем необходимым

Этот пункт кажется очевидным, но недооценивать его нельзя. Если у ваших удаленных сотрудников возникают сложности с доступом к нужным ресурсам, на конференц-колах они слышат только помехи или постоянно получают приглашения на встречи ночью, значит ваша идея провалилась.

Прежде всего подберите решения для связи и командной работы, а потом разработайте четкие инструкции по их использованию. Главными требованиями к решениям должны быть надежность, доступность, простота в использовании и бесплатность для сотрудников, а также совместимость с другими продуктами.

Значительная часть времени руководителя уходит на обсуждение рабочих вопросов. Чтобы эффективно организовать этот процесс, лучше всего использовать одну платформу или мессенджер. В таком случае вам не нужно переключаться из одного рабочего окна на компьютере в другое, что позволит существенно сэкономить время и нервы.

Мы работаем в единой коммуникационной системе на базе собственных решений, что заодно помогает их тестировать. Новым сотрудникам обычно направляем «письмо новичка» с кратким описанием всех основных ресурсов и инструментов, которые могут понадобиться, инструкцией по пользованию и ссылкой на внутренний сайт, где указаны все сотрудники и их зоны ответственности.

Чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники адаптировались к своей новой среде, нужно запрашивать у них обратную связь. К примеру, «Авито» ежеквартально проводит такие опросы: полученные данные позволяют сделать условия работы более комфортными.

Совет № 3. Продумайте стратегию общения

Согласно исследованию, которое мы провели в 2017 году, 66% респондентов переживают из-за того, что при работе вне офиса их не воспринимают как ответственных сотрудников. Ваша задача как руководителя убедить их в обратном.

1. Познакомьте сотрудников друг с другом

Познакомьте сотрудников друг с другом и постарайтесь наладить общение. Если они будут решать текущие вопросы, вы освободитесь от рутины и сможете посвящать больше времени решению стратегических задач.

2. Отправьте сотрудникам письмо-приветствие

Помогать сотрудникам влиться в коллектив нужно с самого первого дня. Отправьте всей команде письмо-приветствие с фотографией нового участника команды, способами связи, страничками в соцсетях, кратким описанием его зоны ответственности, увлечений и т.п. Это поможет ему быстрее найти единомышленников.

3. Поздравляйте сотрудников с важными датами и хвалите

Сами выступайте инициатором общения, поздравляйте сотрудников с важными датами, публично хвалите за успехи. У онлайн-школы английского языка SkyEng есть канал Inspiration, где коллеги могут узнать об успехах друг друга. Благодаря этому удаленные разработчики видят, что их личный небольшой участок ответственности — часть большого проекта, другими словами, что они важная часть большого механизма.

В компании ServiceGuru (мобильный сервис для управления персоналом) новым сотрудникам отправляют футболку, наклейку на компьютер или чашку с символикой компании, чтобы те чувствовали себя частью команды.

4. Пропишите правила коммуникации

  • Пропишите правила коммуникации, например, на все письма нужно отвечать в течение 24 часов, кроме выходных.
  • Выберите единую платформу для общения, создайте два чата — для рабочих вопросов и для флуда.
  • Продумайте, сколько отчетов сотрудники должны сдавать, постарайтесь, чтобы это составление не становилось их основной задачей (возможно, хватит просто письма).

Будьте готовы сами строго придерживаться этих правил: если вы не ответили на письмо сотрудника, может сложиться впечатление, что его работа не важна. Я взял за правило отвечать на письма, даже если пока нечего сказать: просто пишу, что видел письмо и отвечу при первой возможности.