Откатный ряд: универсальный рецепт для борьбы с откатами в ретейле

Почти треть (27%) российских торговых компаний сталкиваются с проблемой откатов, и это на четверть больше, чем в других отраслях. Нет никакого секрета в том, что главное тонкое место — закупки, и наше исследование подтверждает: в 32% случаев виновники нарушений — менеджеры отдела снабжения, пишет в колонке на MarketMedia Иван Бируля, директор по безопасности «СёрчИнформ».

Обычно инциденты внутренней коррупции остаются в тени. Но редкие публичные случаи наглядно демонстрируют, какие убытки несут компании из-за откатов. В 2015 году в центр скандала попала главный технолог «Перекрестка» — вымогала у поставщика 36 млн руб. за возможность встать на полку. В прошлом мае начался суд над экс-сотрудником DNS, который убедил поставщиков завышать цену услуг на 20–50%, а разницу переводить на счета аффилированных компаний — всего выманил 95 млн руб.!

Ситуация стала настолько привычной, что рынок считает ее правилами игры. Ежегодный обзор экономических преступлений от PwC показал, что в 2018 году 42% российских компаний ожидали столкнуться с внутренней коррупцией — это на 10% больше, чем в среднем в мире.

Ретейл, казалось бы, напрямую заинтересован в борьбе с откатами, но универсального рецепта преодоления недуга так и не придумал. По моему опыту есть несколько железных правил, которые помогут приблизиться к решению проблемы.

Знай своего партнера

Честность контрагентов — буквально «чит-код» в поиске откатчиков. К одному из наших клиентов, крупной торговой сети, обратился возмущенный поставщик. Представители партнера утверждали, что у них требуют взятку за выигрышное размещение в торговом зале. Внутреннее расследование показало, что менеджеры сети действительно предлагали поспособствовать интересам поставщика за вознаграждение. Если бы не жалоба, работодатель сам бы об этом не узнал.

Правда, в открытую жаловаться придут далеко не все. Чаще поставщики, несогласные с требованием взятки, молча отзывают свои предложения и идут стучаться в другие двери. Поэтому полезно разместить на сайте анонимную форму обратной связи для жалоб на подозрительные действия представителей компании. Такая практика особенно распространена на Западе, но она применима и в России. Я, например, несколько раз за карьеру инициировал внутренние расследования после подобных онлайн-обращений. Но не будем забывать, что проблема коррупции — возможность с ее помощью решить задачи обеих сторон. Только обиженный поставщик пойдет «стучать» на откатчика.

Иногда узнать, практикует ли сам поставщик откаты для продвижения товара, можно из скоринговых и ретроспективных проверок. Бывает, откровенно «мутная» контора вдруг выстреливает, вытесняет с полок давних партнеров сети. Вероятность того, что эта компания добивается своего коррупционными методами, очень высока.

Еще один простой, но действенный метод — под видом нового клиента запросить у поставщика коммерческое предложение и сравнить с тем, которое демонстрирует ваш снабженец. Если цены окажутся ниже, чем в коммерческом предложении, с которым работают в вашей компании, есть повод подозревать коррупционную составляющую.

За своими — глаз да глаз

Информация от поставщиков и о поставщиках служит только сигналом о наличии коррупционных схем. Главная сцена театра боевых действий — собственный бизнес. Борьба с внутренней коррупцией будет эффективна, если разворачивать ее на нескольких фронтах.

1. Контролируйте документы: как оформляются сделки, сколько «редакций» проходит сопроводительная документация

Служба безопасности нашего клиента однажды заметила, что сотрудники переделывают счет-фактуру на крупную сделку с партнером. В ходе расследования нашли аналогичный счет, но на сумму в три с половиной раза ниже, чем в новом документе. Если бы не это, компания могла потерять 3,5 млрд руб.

2. Отслеживайте коммуникации и, в частности, неформальные контакты сотрудников

Дружить с представителями партнеров, конечно, не возбраняется, но слишком тесные связи — сигнал для службы безопасности. В моей практике менеджер регулярно встречался с поставщиком «на пару пива». Я взял его в разработку, хотя в остальном сотрудник вел себя образцово. Полгода спустя он забыл дома телефон и зашел с рабочего компьютера на личную почту, и тогда я понял, что не зря обратил на него внимание: в его переписке с поставщиком свидетельств коррупции нашлось с избытком.

Эти две задачи для контроля офисных сотрудников проще всего решить с помощью автоматизированных инструментов контроля (DLP-системы). Они находят фальсифицированные документы, выделяют группы риска, отслеживают связи сотрудников вне и внутри компании. Это важно, когда нарушители действуют в группе и особенно когда речь о контроле сотрудников в широкой филиальной сети. Сообщников часто прикрывают «сверху» — руководители отделов или филиалов. Одному нашему клиенту DLP-система помогла распутать откатную схему, организатором которой оказался один из топ-менеджеров. Кроме того, DLP собирает базу доказательств, которую принимают суды.

3. Обращайте внимание на образ жизни сотрудников

Часто откатчики прокалываются на банальном: заработанные деньги надо куда-то тратить. Сотрудник одного из наших клиентов прогорел на том, что взял в рассрочку квартиру в центре Москвы. Когда расследовали, откуда у обычного менеджера такие возможности, выяснилось, что за ним целая откатная схема, приносившая по миллиону в месяц. Вдумайтесь, сколько теряла компания! Кстати, упомянутого выше вора из DNS тоже вычислили, потому что сотрудник просто потерял страх и его роскошный образ жизни было трудно не заметить.

Игра на опережение

Но если в бизнес-процессы торговой сети заложены коррупционные возможности, служба безопасности всегда будет в позиции догоняющего. Создавайте систему, в которой работать по-честному окажется проще, чем пытаться отыскать лазейки.

Создайте распределенную и прозрачную систему движения документов и финансов по сделкам. Пускай отдельные этапы оформления сделки проводят разные сотрудники. Это помогает одновременно персонифицировать ответственность за возможные проступки и разделить ответственность за результат. У одного сотрудника в цепочке будет меньше шансов повлиять на исход сделки, значит, поставщикам будет не за что ему приплачивать.

Подробно опишите правила работы с контрагентами. Четкие регламенты усиливают контроль. В регламенте, например, может быть запрет на переговоры с поставщиками где-либо, кроме как в Skype. Или вне офиса. Следите, кто из сотрудников начнет искать обходные пути.

Продумайте вопрос материальной мотивации сотрудников. Люди корыстны: когда мимо проходит огромный денежный поток, соблазн глотнуть из него возникнет у любого. Но вероятность особенно высока, если ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудника сформированы неправильно и за сэкономленный для компании миллион его ждет премия в тысячу. Поэтому главный способ снизить угрозу откатов — не жадничать.

К сожалению, редко увидишь, когда проблему коррупции в компании администрация и служба безопасности решают сообща. Поэтому даже в таком конкурентном бизнесе, как ретейл, где компании кровно заинтересованы в снижении ущерба от коррупции, вопрос откатов по-прежнему актуален. Чтобы не бороться с «гидрой», работайте на упреждение: пересмотрите с учетом угроз вашу систему управления.

Материал с marketmedia.ru