Юлия Анисимова

Запасной руководитель: какого административного директора ищет бизнес

HR Менеджмент Инструкции Ancor

Административный директор важен для компании, так как его задачи охватывают все сферы ее деятельности. Однако это молодая профессия. Возникает закономерный вопрос: что ожидает бизнес от современного административного директора и что готов ему предложить

За что отвечает административный директор

Около 85% руководителей крупных российских и международных компаний относят к «классическим» обязанностям административного директора следующие:

делопроизводство и архивирование,
командирование сотрудников,
организация корпоративных, клиентских мероприятий,
управление автопарком,
общение с подрядчиками (поставщики канцелярских товаров, клининговая, курьерская службы),
управление секретариатом,
взаимодействие с надзорными органами,
сертификация предприятия,
facility-менеджмент (техническая эксплуатация, безопасность здания),
инвентаризация,
вывоз мусора.

В зависимости от объемов бизнеса к «классическим» обязанностям добавляются и другие.

В крупных компаниях в подчинении административного директора могут находиться: ИТ-отдел, служба безопасности, отдел закупок, отдел рекламы и маркетинга, отдел качества. Сотрудник такого уровня относится к топ-менеджменту.

В средних компаниях функционал административного директора включает в себя: управление секретариатом или кол-центром, закупку канцтоваров, расходных материалов, корпоративной продукции и подарков (в том числе проведение тендера на закупку), организацию корпоративных мероприятий, корпоративной связи, переездов офиса, ремонтно-строительных работ. Именно в таких компаниях к административному блоку часто относится управление HR-отделом и бухгалтерией.

В небольших компаниях становится популярна передача административных функций в отдел подбора персонала или бухгалтерию. Обязанности административного директора могут также возложить на ассистента директора, начальника материально-технического снабжения, руководителя кол-центра, секретариата.

Новые задачи

Можно выделить три тренда, отражающих то, как расширяется представление о функциональных обязанностях административных директоров в современном бизнесе.

«Вспомогательный как основной»

В условиях оптимизации международные и крупные российские компании пересматривают свое отношение к вспомогательным службам. Ведь выигрывает не только тот, кто много зарабатывает, но и тот, кто разумно тратит. Теперь во вспомогательных службах видят устойчивые системы, которые используют успешные технологии и ноу-хау. Например, административный отдел может обеспечить переход компании на электронный документооборот, что повысит эффективность и конкурентоспособность компании.

Новое отношение к вспомогательным отделам подтверждается тем, что административных директоров стали активнее подключать к разработке бизнес-стратегии компании.

Фокус на проектный менеджмент

Речь идет о готовности административного директора работать над проектами, важными для всей компании. Например, над переездом (от выбора офиса до ремонтных работ и проектного согласования архитектурных и инженерных решений) или организацией корпоративных мероприятий (от сценария и концепции до закупки подарков).

Компании все чаще обращают внимание на программы по «оздоровлению» сотрудников, их правильное питание, организуют в офисах зоны фитнеса и йоги, зоны отдыха, проводят диспансеризацию — все это создает дополнительный комфорт и, как показывают исследования последних лет, повышает производительность труда и качество работы сотрудников. Организацией подобных программ также занимаются административные департаменты.

Нарастающая популярность инсорсинговых услуг, или центров совместных услуг

Под «инсорсингом» понимаются проекты, позволяющие использовать ресурсы административного отдела не только для внутренних заказчиков, но и для внешних. Среди ярких примеров инсорсинговых решений в административной сфере можно выделить такой подход к курьерским услугам: компании, расположенные в одном бизнес-центре, договариваются, что доставкой и получением корреспонденции будет заниматься диспетчерская служба одного из арендаторов. Это позволяет экономить (например, платить только за каждое отправленное письмо) и не расширять штат каждой компании по отдельности. Аналогичными решениями пользуются при закупке канцтоваров, организации командировок или заказе такси.

Если обращаться к международному опыту, то порядка 42% компаний, которые входят в ежегодный рейтинг крупнейших компаний мира Fortune-500, применяют инсорсинговые решения (по данным всемирной Ассоциации инсорсинга и аутсорсинга). Кроме того, интерес к таким решениям ощутим и со стороны государственных структур.

Портрет соискателя

Кто же они — современные административные директора? На основе анализа резюме мы составили среднестатистический портрет соискателя. Итак:

63% административных директоров — мужчины.
Средний возраст соискателя — 43 года.
Опыт работы — более пяти лет.
90% всех директоров и руководителей административно-хозяйственных отделов имеют высшее образование, причем 40% из них — не одно, а сразу два.
Более половины административных директоров, 53%, имеют экономическое образование, часто встречаются директора с лингвистическим или педагогическим образованием.
20% соискателей свободно владеют английским языком.
Соискатели на позицию административного директора активно изучают ИТ, маркетинг, законодательство, психологию. Это объясняется тем, что административным директорам нередко не хватает методологических знаний из-за отсутствия профильных кафедр и факультетов в вузах и средних специальных учебных заведениях. Они получают практические знания уже во время работы, посещая тренинги, семинары и обучаясь в европейских бизнес-школах.
Соискатели не отличаются высокой мобильностью: лишь 12% готовы к переезду в другой город.

Требования работодателей

Среди работодателей распространена практика «выращивать» административных директоров внутри компании. Чаще всего административными директорами становятся руководители секретариата и канцелярии, координаторы по управлению автопарками. Однако в Москве в последние годы увеличивается спрос на административных директоров с внешнего рынка.

Интересно, что небольшое количество вакансий (порядка 7%) предполагает частичную занятость: одни компании ищут директора на проекты аудита; другие предлагают административным директорам ограниченный круг задач и, как следствие, короткий рабочий день или трехдневную рабочую неделю.

Конкурентным преимуществом соискателей становится стаж работы в крупных компаниях более трех лет и/или в административной сфере на руководящей позиции более семи лет, а также знание одного или нескольких иностранных языков на разговорном уровне. Образование — техническое или экономическое. Около 61% работодателей хотят рассматривать соискателей с двумя высшими образованиями.

Системный подход к задачам управления, четкая ориентация на законодательство, аналитический склад ума, знание основ финансового планирования и бюджетирования, опыт взаимодействия с госструктурами — все это требуется от претендентов на должность административного директора.

Зарплата и бонусы

В Москве соискатели с опытом работы в административной сфере более семи лет (из которых не менее трех лет — в международных компаниях) ориентируются на доход от 150 тыс. до 350 тыс. руб. в месяц. Зарплатные ожидания административных директоров с меньшим опытом (от трех до семи лет), как правило, варьируются от 80 тыс. до 120 тыс. руб.

Работодатели не спешат обозначать границы зарплатной вилки, они готовы обсуждать размер заработной платы на собеседовании с успешными кандидатами. Кроме объема задач важными факторами, влияющими на решение об уровне оплаты труда, становятся численность работников компании и специфика бизнеса.

Помимо ежемесячного оклада административный директор может рассчитывать на премии. KPI (ключевые показатели эффективности) и бонусы разнообразны: от ежемесячных и годовых бонусов до процента от сэкономленных административным директором средств или премирования за реализованный проект.

Развитие карьеры

Административные директора могут развиваться в горизонтальном и вертикальном направлениях.

Первый вариант подразумевает расширение функционала, например проведение мероприятий, поддерживающих корпоративную культуру компании.

Второй вариант — назначение на должность управляющего, директора филиала, исполнительного или операционного директора. Работодатели чаще всего предлагают административным директорам именно горизонтальный рост.

В случае если административный директор нацелен на карьерный рост, но работодатель не может предложить его, он старается компенсировать это повышением заработной платы, премиями и соцпакетом (расширенная программа ДМС, компенсация питания, предоставление бесплатного парковочного места, программы корпоративного фитнеса, изучение иностранных языков со скидкой).

Тренды последних лет показывают, что важность административных директоров для бизнеса все возрастает. Специалисты в этой области, в свою очередь, совершенствуют знания и навыки, чтобы работать в тесной связке с бизнесом, превращаясь из «вспомогательных» в «основных».